System kadrowo-płacowy Faktura.pl umożliwia kompleksową obsługę oddelegowań Pracowników, w tym generowanie dokumentów niezbędnych do odbycia oddelegowań, ewidencję okresów oddelegowania oraz rozliczanie podstawy wymiaru składek zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustawieniami niestandardowymi.
Wygenerowanie wniosków o dokumenty niezbędnych do odbycia oddelegowania przez Pracownika możliwe jest na profilu wybranego Pracownika w zakładce Zezwolenia > Delegowanie.
Po przejściu w tę zakładkę widoczna jest lista zawierająca:
widok domyślny zawierający kolejne kolumny:
LP,
Numer,
Status,
Od,
Do,
Maksymalna data obozwiązywania,
Załączniki,
Akcje,
możliwość włączenia widoczności dodatkowych kolumn dostępnych pod ikoną kół zębatych,
filtrowanie danych na podstawie informacji zawartych we wszystkich dostępnych kolumnach,
możliwość tworzenia i zapisywania widoków w oparciu o wybrane kolumny i filtry – więcej na ten temat przeczytasz w artykule o widokach na listach,
przyciski akcji nad tabelą dostępne po zaznaczeniu co najmniej jednego wniosku:
Wyślij > Ankietę o zezwoleniu,
Więcej opcji:
Dodaj > Zadanie,
Wydruk > Dowolnej treści,
Pobierz > Załączniki / Jako ZIP / Jako PDF
Zmień pola własne,
Usuń,
Eksport,
przycisk „+ Dodaj delegowanie”.
Po kliknięciu przycisku „+ Dodaj delegowanie” otworzy się formularz, w którym należy wypełnić podstawowe informacje o delegowaniu oraz odpowiednie sekcje niezbędne do sporządzenia dokumentów:
A1,
wniosku o EKUZ,
Zaświadczenia o ustawodawstwie,
Informacji o miejscu zamieszkania obywatela,
US-35 (wniosek o zmianę danych w wydanym zaświadczeniu A1 lub anulowanie zaświadczenia),
US-3 (wniosek o wydanie zaświadczenia A1),
US-54 (informacja o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego).
Po zapisaniu danych przygotowane dokumenty można pobrać za pomocą przycisków „Pobierz XML” (format dostępny dla dokumentów US-3 i US-54) oraz „Pobierz wszystkie PDF” (format dostępny dla wszystkich dokumentów).
Ważne!
Jeżeli w paczce ZIP brakuje dokumentu US-35 należy upewnić się, że w sekcji US-35 jest zaznaczona opcja „Generuj formularz US-35 (Wniosek o zmianę danych w wydanym zaświadczeniu)”. Jeżeli nie, należy ją zaznaczyć, uzupełnić wymagane informacje i ponownie pobrać dokumenty.
Uprawnienia do przeglądania i zarządzania oddelegowaniami może nadać administrator każdemu użytkownikowi systemu w Ustawienia > Użytkownicy > Lista użytkowników.
Po otwarciu formularza użytkownika z rolą Użytkownik administrator może, dla każdej firmy, z którą użytkownik jest powiązany, określić zakres uprawnień w zakładce Zezwolenia.
Dostęp do oddelegowań nadaje się w polu Delegowanie, dostępnym po zaznaczeniu opcji „Zezwolenia” w sekcji „Zakres dostępu do kandydatów i/lub pracowników„.
Dostępne opcje to:
zarządzanie – użytkownik będzie miał pełny dostęp do zarządzania delegacjami w ramach zakładki Zezwolenia (podgląd, dodawanie, edycja, usuwanie),
podgląd – użytkownik będzie miał dostęp do podglądu delegowań w ramach zakładki Zezwolenia,
brak – użytkownik nie będzie miał dostępu do Delegowań w ramach zakładki Zezwolenia.
Lista oddelegowań zawiera wszystkie oddelegowania dodane Pracownikom oraz umożliwia dodawanie nowych wpisów. Jest dostępna w Moduły > Czas pracy > Delegacje i oddelegowania > zakładka Oddelegowania i zawiera:
widok domyślny zawierający kolejne kolumny:
Pracownik,
Kraj delegowania,
Rozpoczęcie,
Zakończenie,
Akcje
możliwość włączenia widoczności dodatkowych kolumn dostępnych pod ikoną kół zębatych,
filtrowanie danych na podstawie informacji zawartych we wszystkich dostępnych kolumnach,
przyciski akcji nad tabelą dostępne po zaznaczeniu co najmniej jednego wniosku:
Usuń,
Eksport,
przycisk „+ Dodaj oddelegowanie”.
Po naciśnięciu przycisku „+ Dodaj oddelegowanie” pojawi się formularz wpisu grafikowego o typie „Oddelegowanie” opisany w kolejnym podrozdziale tego artykułu.
Dodanie oddelegowania Pracownikowi odbywa się za pomocą wpisu grafikowego o typie „Oddelegowanie”. Wpis można dodać z poziomu listy oddelegowań (Moduły > Czas pracy > Delegacje i oddelegowania > zakładka Oddelegowania) lub bezpośrednio z grafiku wybranego Pracownika.
W przypadku dodawania oddelegowania z poziomu listy oddelegowań należy po lewej stronie formularza wybrać jednego lub kilku pracowników. Jeżeli oddelegowanie jest dodawane z poziomu grafiku pracownika, pole Pracownik zostanie automatycznie uzupełnione danymi wybranego Pracownika.
W sekcji „Informacje podstawowe” należy określić datę rozpoczęcia i zakończenia oddelegowania oraz wskazać kraj oddelegowania.
Po zapisaniu formularza oddelegowanie zostanie wyświetlone na liście oddelegowań oraz jako wpis grafikowy o typie Oddelegowanie w grafiku pracownika.
Wpis grafikowy „Godziny pracy” z opcją „Oddelegowanie” #
W przypadku wykonywania pracy u Klienta z zagranicznym adresem system umożliwia oznaczenie godzin pracy Pracownika jako oddelegowania. Służy do tego opcja „Oddelegowanie” dostępna podczas dodawania wpisu grafikowego o typie Godziny pracy.
W Ustawienia > Moduły > Czas pracy > Ewidencja czasu pracy > wybrany zestaw > Ogólne znajduje się opcja „Automatycznie sugeruj oddelegowanie w przypadku zagranicznego adresu Klienta”.
Po jej włączeniu podczas dodawania wpisu Godziny pracy dla Klienta z zagranicznym adresem opcja „Oddelegowanie” zostanie zaznaczona automatycznie. Jeżeli ustawienie jest wyłączone, opcja „Oddelegowanie” nadal będzie dostępna na formularzu, jednak domyślnie pozostanie odznaczona.
Po zaznaczeniu opcji „Oddelegowanie” wyświetlane jest dodatkowe pole „Kraj”, które zostaje automatycznie uzupełnione krajem wskazanym w adresie Klienta. W razie potrzeby użytkownik może zmienić jego wartość.
Dodanie wpisu Godziny pracy z włączoną opcją „Oddelegowanie” spowoduje automatyczne utworzenie wpisów o typie Oddelegowanie dla wskazanych dni.
W przypadku dodawania wpisu Godziny pracy z opcją „Oddelegowanie” dla wielu dni jednocześnie, co najmniej jeden z wybranych dni nie może mieć już dodanego wpisu o typie Oddelegowanie. W przeciwnym razie ta opcja nie będzie dostępna.
Opcja „Oddelegowanie” nie jest dostępna dla wpisów Godziny pracy dodawanych u Klienta z polskim adresem.
Podczas rozliczenia system identyfikuje dni oddelegowania na podstawie wpisów w grafiku o typie Oddelegowanie, a także wpisów o typie Godziny pracy, dla których włączono opcję „Oddelegowanie”.
Na podstawie zidentyfikowanych dni oddelegowania system ustala podstawę wymiaru składek oraz podstawę opodatkowania zgodnie z poniższymi zasadami:
Podstawa wymiaru składek: W przypadku gdy przychód Pracownika przekracza kwotę przeciętnego wynagrodzenia, od podstawy wymiaru składek zostanie odliczona równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że podstawa nie zostanie obniżona poniżej kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli pełna kwota diet spowodowałaby przekroczenie tego limitu, odliczona zostanie jedynie kwota pozwalająca na zachowanie podstawy wymiaru składek na poziomie nie niższym niż przeciętne wynagrodzenie (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia). Dotyczy zarówno umów o pracę jak i umów cywilnoprawnych.
Podstawa opodatkowania: Domyślnie podstawa opodatkowania nie jest obniżana. Możliwe jest jednak włączenie w ustawieniach niestandardowych parametrów rozliczania Pracowników delegowanych, w wyniku których podstawa opodatkowania zostanie obniżona o zdefiniowany procent diety za każdy dzień pobytu za granicą. Wartości można nadać osobno dla umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych.
Niestandardowe parametry rozliczania pracowników delegowanych można zdefiniować w Ustawienia > Moduły > Pracownicy > zakładka Ogólne > sekcja Delegowanie pracowników > opcja „Niestandardowe parametry rozliczania pracowników delegowanych” > pola „Procent diety do obniżenia podstawy opodatkowania dla umów cywilnoprawnych” oraz „Procent diety do obniżenia podstawy opodatkowania dla umów o pracę”
Obniżona podstawa wymiaru składek zostanie wykazana w oknie Szczegóły wynagrodzenia otwieranym za pomocą ikony w kolumnie Kalkulacja z poziomu rozliczenia.
