[Automatyzacja] Automatyczna wysyłka SMS (np. dla nowych kandydatów)

Automatyzacja znajduje się w fazie beta i nie jest jeszcze dostępna dla wszystkich.

Fukcjonalność modułu automatyzacji i jego zalety zostały opisane tutaj. W tym artykule omówimy jedynie definiowanie automatyzacji do wysyłki SMSów.

1. Integracja z SMSapi / SerwerSMS #

Wiadomości SMS można z Faktura.pl wysyłać automatycznie dzięki integracji z SMSapi. Należy posiadać konto w SMSapi / SerwerSMS, a następnie wprowadzić dane logowania w Ustawienia > Zaawansowane > Integracje, w zakładce SMS.

Szczegółowy opis integracji znajduje się tutaj.

Wysyłka automatycznych SMSów nie jest możliwa: #

• w przypadku wyłączonej integracji z SMSapi (w Ustawienia > Zaawansowane > Integracje, w zakładce SMS, przy logo SMSapi)
• w przypadku braku wykupionego pakietu w SMSapi

2. Zdefiniowanie automatyzacji #

Automatyzację możemy definiować w Ustawieniach > Automatyzacja, klikając w „+ Dodaj automatyzację”:

Przykładowo aby zdefiniować automatyzację wysyłki SMS do osób, u których w systemie pojawiła się nowa aplikacja (aplikowały przez formularz aplikacyjny, lub w systemie dodano im aplikację), konfiguracja powinna wyglądać następująco:

• Nazwa – dowolna nazwa, która pozwoli zlokalizować dodawaną automatyzację na liście automatyzacji
• Aktywna – jeżeli aktywność będzie wyłączona, automatyzacja nie zostanie wykonana. Jeżeli chcesz zapisać np. wersję roboczą automatyzacji, to możesz wyłączyć jej aktywność – zostanie ona zapisana, ale nie będzie wykonywana
• Firma – w przypadku wielofirmowości, należy wybrać powiązane firmy, w których również ma zostać wykonana automatyzacja
• Wyzwalacz – tutaj należy zdefiniować akcję, która ma spowodować automatyczne wysłanie SMSa.
  • Akcja wyzwalająca: W przypadku SMSa do nowego pracownika / kandydata, należy wybrać opcję „Dodanie obiektu”
  • Obiekt – w przypadku gdy chcemy wysłać SMSa gdy zostanie dodany do systemu:
    • nowy pracownik / kandydat – należy wybrać Pracownicy / Kandydaci
    • nowa aplikacja kandydata / pracownika – należy wybrać Aplikacja
  • Zawęź obiekty do: Pozwala zdefiniować dodatkowe filtry dot. obiektu, które mają spowodować automatyczne wysłanie SMSa, do wyboru jest m.in. status pracownika/kandydata/aplikacja, rola (kandydat/pracownik)
    • Aby zdefiniować wysyłkę SMS po dodaniu kandydata w konkretnym statusie, należy użyć dwóch filtrów
      • Rola: Kandydat lub Pracownik
      • Status: Nowy (lub dowolny inny skonfigurowany w Ustawienia > Statusy > Pracownicy i Kandydaci)
      • Warto pamiętać, że aby SMS wysłał się do kandydata, który aplikował przez formularz aplikacyjny, należy w tym miejscu ustawić taki sam status jak w polu „Domyślny status kandydata” w w Ustawienia > Statusy > Pracownicy i Kandydaci. Warto też pamiętać, że jeżeli ten sam kandydat zaaplikuje drugi raz, to nie utworzy się nowy kandydat, a jedynie nowa aplikacja. Jeżeli chcesz wysyłać SMS przy każdej nowej aplikacji, rozważ wybranie obiektu Aplikacja w wyzwalaczu.
    • Aby zdefiniować wysyłkę SMS po dodaniu aplikacji kandydata w konkretnym statusie, należy użyć filtra:
      • Status – tu należy wybrać status, w którym powinna być nowa aplikacja, aby został wysłany SMS
        • Warto pamiętać, że aby SMS wysłał się do kandydata, który aplikował przez formularz aplikacyjny, należy w tym miejscu ustawić taki sam status jak w polu „Domyślny status” w Ustawienia > Statusy > Aplikacje.
• Akcje
  • Akcja – należy wybrać Wyślij SMS
  • Szablon wiadomości – należy wybrać wiadomość, wcześniej dodaną w Ustawieniach > Szablony > Wydruki, dodając wydruk o typie „Treść wiadomości”
  • Adresaci – należy wybrać komu chcemy wysłać zdefiniowanego powyżej SMSa
    • Aby wysłać go do kandydata / pracownika, który został dodany do systemu, należy wybrać „Pracownik / Kandydat”

Działanie automatyzacji #

Po zapisaniu automatyzacji, w przypadku gdy:

• integracja z SMSapi / SerwerSMS jest włączona
• na koncie SMSapi / SerwerSMS dostępne są SMSy (posiadasz aktywny pakiet)

kandydatowi, który zostanie dodany ze statusem Nowy (również gdy aplikuje przez formularz aplikacyjnym, i po aplikacji otrzymuje status Nowy) zostanie wysłany SMS.