Ustawienia E-mail można skonfigurować w
- ustawieniach firmy (Ustawienia > Zaawansowane > E-mail).
- każdy użytkownik może nadpisać te ustawienia w swoich ustawieniach własnych w zakładce E-mail (Ustawienia użytkownika dostępne są po kliknięciu w imię i nazwisko w prawym górnym rogu systemu). Co więcej, w tym miejscu użytkownik może również zdefiniować podpis e-maila.
W ramach ustawień poczty email dostępne są poniższe opcje: #
- „W polu tytuł i sekcji „Od" pokaż" -pozwala zdefiniować co powinno się pokazać w sekcji Od w wysyłanym emailu. Do wyboru jest Nazwa firmy lub Własny tekst. W przypadku ustawiania tej opcji w ustawieniach użytkownika, a nie firmy dostępne są opcję – Imię i nazwisko użytkownika lub Własny tekst.
- Ukryj stopkę RODO w mailach – pozwala ukryć stopkę w mailu która wyświetla dane Administratora Danych Osobowych (nazwa firmy, adres)
- Własna konfiguracja – włączenie pozwala zintegrować własną skrzynkę email. Domyślnie maile w wysyłane z systemu Faktura.pl (np. do pracowników/kandydatów wysyłane są z maila system@hrappka.pl. Możesz skonfigurować swoją własną pocztę, aby maile były wysyłane z Twojego adresu email. Pocztę możesz skonfigurować zarówno dla wszystkich (w ustawieniach firmy). Każdy użytkownik może również skonfigurować swoją skrzynkę email (w ustawieniach własnych).
W ramach ustawień własnych użytkownika w sekcji email, dostępna jest również dodatkowa konfiguracja: #
- Podpis – pozwala zdefiniować stopkę maila, która będzie się pojawiała w wysyłanych mailach
- Wysyłanie kopii wiadomości na email – włączenie spowoduje, że wiadomości wysyłane przez użytkownika z systemu będą wysyłane również do niego
- Wysyłaj wiadomość e-mail do kandydata po zmianie statusu aplikacji – Jeśli aktywne, a w konfiguracji statusów aplikacji jest wybrany szablon wiadomości, po zmianie statusu aplikacji otworzy się okno do wysłania wiadomości e-mail na adres kandydata.
Własna konfiguracja #
W ramach własnej konfiguracji skrzynki pocztowej należy uzupełnić poniższe pola:
- Dostawca. Można wybrać dostawcę z listy, dzięki czemu pola konfiguracji poczty uzupełnią się automatycznie. Jeżeli Twojego dostawcy poczty nie ma na liście, uzupełnij informacje manualnie.
- Email, użytkownik, oraz hasło. W wielu przypadkach w polu użytkownik należy wpisać adres email.
- W sekcji Ustawienia SMTP, jeżeli wybrałeś dostawcę – dane uzupełnią się same. Jeżeli twojego dostawcy nie ma na liście – uzupełnij dane samodzielnie.
- W sekcji IMAP – możesz zaznaczyć checkbox przy polu „Parsowanie skrzynki", jeżeli chcesz aby system czytał odebrane wiadomości i zapisywał je w systemie. Przykładowo: jeżeli masz włączoną opcję parsowania skrzynki, to jeżeli kandydat odpisze na Twoją wiadomość wysłaną z systemu Faktura.pl to jego odpowiedź zapisze się w systemie, w jego profilu w zakładce Kontakt, a Ty otrzymasz powiadomienie, że kandydat odpisał.
Po zapisaniu danych, system zweryfikuje czy podane dane działają i spróbuje wysłać maila.
Jeżeli dane są poprawne – system wyślę wiadomość email z potwierdzeniem zmiany skrzynki email:
- do wszystkich administratorów jeżeli zmienioną skrzynkę w ustawieniach firmowych
- do użytkownika, jeżeli zmienił on ustawienia swojej skrzynki w ustawieniach własnych.
Jeżeli dane nie są poprawne – system wyświetli czerwony komunikat w prawym górnym rogu. O błędach i rozwiązaniach przeczytasz tutaj.
Konfiguracja Gmail jeżeli posiadasz dwuetapową weryfikację #
Jeżeli posiadasz włączoną weryfikację dwuetapową do konta Google, wpisanie hasła do Google w ustawieniach poczty w Faktura.pl nie zadziała. W Ustawieniach bezpieczeństwa na koncie Google, przejdź Do sekcji Logowanie się z Google i wybierz Hasła do aplikacji:
Google poprosi o ponowne zalogowanie się. Następnie w „Wybierz aplikację" wybierz opcję Inna nazwa (własna), wpisz Faktura.pl i kliknij wygeneruj.
Hasło, które się pojawi się na ekranie skopiuj i wstaw do konfiguracji poczty w systemie Faktura.pl i zapisz. Następnie kliknij Testuj aby przetestować działanie integracji poczty z systemem Faktura.pl i wysłać testowego maila.
Po konfiguracji poczty otrzymujesz błędy? Sprawdź nasz wpis o najczęstszych błędach podczas własnej konfiguracji poczty.
Dodatkowa konfiguracja z Gmailu #
- Aby móc parsować skrzynkę email, w Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Przekazywanie i POP/IMAP > Włącz IMAP > Zapisz zmiany
- W https://myaccount.google.com/security w opcji „Zezwalaj na mniej bezpieczne aplikacje: ustaw WŁĄCZONE
Google poinformuje Cię o nowej aktywności – tak jak nowa próba zalogowania się z innego miejsca. Rozpoznaj nowe urządzenie.
- Czasem, ze względów bezpieczeństwa podczas logowania się na nowym urządzeniu lub w nowej aplikacji Google może poprosić Cię o wykonanie tej dodatkowej czynności: https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha
Po integracji należy odczekać do 30 min, wówczas maile będą właściwie wysyłane z systemu.
Błędy występujące podczas konfiguracji poczty #
Większość błędów związanych z własną konfiguracją poczty wynika z nieprawidłowych danych skrzynki email, podanych podczas konfiguracji poczty w systemie lub z przekroczenia limitów, które są skonfigurowane w ustawieniach serwera pocztowego.
Przetestuj wpisane dane #
Jeżeli wpisałeś własne dane swojej skrzynki email w:
to aby przetestować ich poprawność kliknij zapisz. System spróbuje wysłać maila i wyświetli ewentualne błędy w prawym górnym rogu.
Jeżeli posiadasz email w Google, sprawdź, czy posiadasz podwójne uwierzytelnianie #
Jeżeli tak, to integracja z podaniem hasła głównego może nie być możliwa. Wymagane będzie utworzenie hasła aplikacji. Więcej informacji na ten temat znajduje się powyżej, w sekcji Konfiguracja Gmail jeżeli posiadasz dwuetapową weryfikację.
Upewnij się, czy hasło do maila (skrzynki email), nie zostało zmienione #
Jeżeli wprowadziłeś zmiany dot. hasła na swojej skrzynce email, to w systemie Faktura.pl należy zaktualizować hasło w ustawieniach poczty.
Błędy zawierające frazę "Failed to authenticate ..." #
Te błędy oznaczają, że wprowadziłeś nieprawidłowe dane.
Upewnij się, że wpisałeś odpowiednie dane dostępowe, a w szczególności:
- Użytkownik (to najczęściej adres skrzynki mailowej, który planujesz podłączyć do konta w systemie Faktura.pl, ale w zależności od dostawcy, może to być wartość inna niż adres email)
- Email (to adres skrzynki mailowej, który planujesz podłączyć do konta w systemie Faktura.pl)
- Hasło (hasło dostępowe do twojej skrzynki mailowej)
Zweryfikuj dane wybrane w polach IMAP host, SSL
Błędy zawierające frazę "Connection could not be established..." #
Te błędy oznaczają, że pole host zostało uzupełnione nieprawidłowo.
Upewnij się, że wpisałeś odpowiednie dane.
Pozostałe często spotykane błędy zwracane przez serwer pocztowy #
Poniższe błędy nie leżą po stronie systemu Faktura.pl, a po stronie serwera poczty. W związku z tym, zespół wsparcia nie jest w stanie rozwiązać tych problemów. Zalecamy skonsultowanie niżej wymienionych błędów z dostawcą serwera pocztowego.
-
- Error: Connection timed out (Code 0) – błąd pojawia się gdy serwer nie odpowiada albo adres serwera jest nieprawidłowy. Zweryfikuj podane serwery w ustawieniach poczty, a jeżeli uznasz, że są prawidłowe, skontaktuj się z dostawcą Twojej poczty email.
-
- Too many connections. Please reduce connections per minute (Code 421) – Błąd ma powiązanie z limitami, które są ustawione po stronie Twojego dostawcy serwera pocztowego. Zmień limity w ustawieniach serwera pocztowego lub skontaktuj się z obsługą serwera Twojej poczty email.
-
- Too much load; please try again later (Code 421) – Błąd ma powiązanie z limitami, które są ustawione po stronie Twojego dostawcy serwera pocztowego. Zmień limity w ustawieniach serwera pocztowego lub skontaktuj się z obsługą serwera Twojej poczty email.
-
- Try again in X second(s) (Code 422) – Błąd ma powiązanie z limitami, które są ustawione po stronie Twojego dostawcy serwera pocztowego. Zmień limity w ustawieniach serwera pocztowego lub skontaktuj się z obsługą serwera Twojej poczty email.
-
- Daily user sending quota exceeded (Code 550) – Błąd ma powiązanie z limitami, które są ustawione po stronie Twojego dostawcy serwera pocztowego. Zmień limity w ustawieniach serwera pocztowego lub skontaktuj się z obsługą serwera Twojej poczty email.
-
- Concurrent connections limit exceeded (Code 432) – Błąd ma powiązanie z limitami, które są ustawione po stronie Twojego dostawcy serwera pocztowego. Zmień limity w ustawieniach serwera pocztowego lub skontaktuj się z obsługą serwera Twojej poczty email.
Skonsultuj błędy występujące podczas wysyłki z dostawcą twojej skrzynki pocztowej, a następnie popraw konfigurację zgodnie ze wskazówkami. Warto załączyć dostawcy szczegółowy komunikat błędu, które znajdziesz w mailu lub na stronie konfiguracji skrzynki email, po niepowodzeniu w wysyłce testowego maila.