Konfiguracja zgód i zarządzanie zgodami / klauzulami

Zgody RODO można skonfigurować w Ustawienia > Zgody > Lista definicji zgód.

Tak skonfigurowane zgody mogą pojawić się w ankietach (np. do zatrudnienia/aplikacyjnych)  oraz na formularzach pracownika/kandydata, jeżeli zaznaczono taką opcję.

Widoczność / wymagalność stworzonej zgody można konfigurować osobno na każdej ankiecie. Jest to możliwe w Organizacja pracy > Ankiety.

Dodając zgodę RODO należy uzupełnić dane:

• Dostępna na firmach – w przypadku wielofirmowości należy zdefiniować na których firmach zgoda powinna być dostępna.
  • • Jeśli w ankiecie dodano zgodę, która jest dostępna wyłącznie dla firmy A, osoby wypełniające ankietę w firmie B nie będą widzieć tej zgody.
• Nazwa – nazwa będzie widoczna tylko w systemie, kandydat jej nie zobaczy
• Ważność zgody – Wpisana ilość dni będzie brana pod uwagę podczas ustalania daty ważności zaakceptowanej zgody przez pracownika. Pozostaw puste lub wpisz 0, aby zgody były bezterminowe
• Treść zgody – treść, która będzie widoczna na formularzu aplikacyjnym dla kandydata i/lub na profilu pracownika/kandydata. Aby przetłumaczyć zgody należy kliknąć w przycisk „+Dodaj tłumaczenie” i wybrać język. Zgoda zostanie przetłumaczona automatycznie przez silnik Google Translate. Można edytować przetłumaczoną zgodę.
• Typ zgody – Typ zgody pozwoli po zaakceptowaniu zgody przez pracownika określić zakres dostepnych funkcjonalności systemu względem tego pracownika. Listę pracowników / kandydatów można filtrować po typach zgód.
• Domyślna widoczność zgód
  • Na ankiecie aplikacyjnej – Włączenie spowoduje domyślne włączenie widoczności / wymagalności zgody na ankietach o typie ankieta aplikacyjna, w przypadku gdy w ankiecie zostanie włączona sekcja Zgody.
  • Na ankiecie do zatrudnienia – włączenie zgody na ankietach o typie ankieta do zatrudnienia aplikacyjna, w przypadku gdy w ankiecie zostanie włączona sekcja Zgody.
  • Na formularzu pracownika – Włączenie spowoduje pokazanie zgody na formularzu podczas dodawania pracownika lub kandydata przez użytkownika.

  #

W Ustawienia > Zgody > Ustawienia istnieje możliwość zdefiniowania:

• Nagłówka zgód RODO (miejsce na przedstawienie informacji o administratorze danych osobowych, przetwarzaniu danych)
• Stopki zgód RODO (miejsce na dodatkowe informacje dot. przetwarzania danych, terminów czy sposobach na cofnięcie zgód) 

W Ustawienia > Dane firmy > O firmie możemy zdefiniować:

• Inspektora Ochrony Danych Osobowych  – należy tu wpisać informację o osobie, która pełni rolę IODO w twojej firmie. Informacja ta będzie wyświetlana w stopce maili wychodzących do użytkowników jak również w profilach pracowników. Pamiętaj o zamieszczeniu danych kontaktowych, np. maila

W Ustawienia > Zaawansowane > Bezpieczeństwo możemy natomiast:

• Trwale usunąć dane – dane usuwane w systemie Faktura.pl są tylko oznaczane jako niewidoczne. Jeżeli chcesz, aby dane były trwale usuwane, należy podać po ilu dniach od usunięcia ma nastąpić trwałe usunięcie. Uwaga! Trwale usuniętych danych nie jesteśmy w stanie przywrócić.

RODO na formularzu aplikacyjnym pojawia się po pytaniach do kandydata, przed przyciskiem „APLIKUJ”. Zgodnie z kolejnością pojawią się:

• Nagłówek zgód RODO (miejsce na przedstawienie informacji o administratorze danych osobowych, przetwarzaniu danych)
• Zgody RODO (obowiązkowe i dodatkowe)
• Stopka zgód RODO (miejsce na dodatkowe informacje dot. przetwarzania danych, terminów czy sposobach na cofnięcie zgód) 

Jeżeli na etapie konfiguracji zgody włączona została widoczność zgody na profilu pracownika to na profilu pracownika, w zakładce Dane, na samym dole znajdziesz zgody. 

Zgody znajdziesz również na:

• profilu pracownika w zakładce Więcej > Zgody > Lista zgód
• profilu kandydata w zakładce  Zgody > Lista zgód

Z poziomu zakładki Zgody możesz pracownikowi/kandydatowi dodać zgodę, jeżeli ją wyraził, lub Pozyskać zgodę. Opcja Pozyskaj zgodę, umożliwia wysyłkę maila do kandydata z prośbą o akceptację zgód. Akceptacja zgód w systemie zostanie zarejestrowana i zgoda pojawi się na profilu pracownika w zakładce Zgody.

W Ustawienia > Moduły > Rekrutacje > Anonimizacja znajduje się lista kandydatów którzy nie maja zgód RODO lub ich zgody są przeterminowane. Istnieje możliwość wysłania maila w celu uzyskania zgód lub zanonimizowania danych kandydatów.

Na profilu pracownika/kandydata, po kliknięciu w zakładkę Zgody > Anonimizuj  istnieje możliwość Zanonimizowania kandydata, np. który cofnął zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.

• Z poziomu listy pracowników / kandydatów dostępny jest filtr „Typ zgody".
  • Jeżeli nie widzisz filtra, nie masz włączonej kolumny „Aktualne typy zgód". Włączysz ją klikając w przycisk z ikoną zębatki nad listą. 
  • W ten sposób wyfitrujesz osoby, które wyraziły zgodę o wybranym przez Ciebie typie i zgoda jest aktualna