Nowości 02.2022

01.02.2022 #

Legalizacja cudzoziemców #

Dostosowanie systemu do nowelizacji ustawy o cudzoziemcach z dnia 17 grudnia 2021 r. #

Wprowadzone zostały zmiany dotyczące wydania oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi poprzez wydłużenie okresu dopuszczalnej pracy do 24 miesięcy. Wcześniej na oświadczeniu było pilnowane 180 dni. Obecnie, w związku z nowelizacją ustawy o cudzoziemcach z dnia 17 grudnia 2021 r., która weszła w życie 29.01.2022, ten okres został wydłużony do 730 dni (2 lata).

Co więcej, dopasowaliśmy system do zmian po stronie praca.gov.pl, w związku z czym wysyłka wniosków znów będzie możliwa.

Pozostałe zaplanowane zmiany związane z nowelizacją ustawy, które zostaną wdrożone do końca lutego 2022 to:

• Aktualizacja decyzji zmieniającej do zezwolenia na pobyt czasowy i pracę
• Decyzje abolicyjne do zezwoleń na pobyt czasowy

Dodawanie karty pobytu – nowy typ „Dokument identyfikacyjny” #

Na liście zezwoleń lub na profilu pracownika w sekcji Zezwolenia, możliwość dodawania karty pobytu została rozszerzona o typ „Dokument identyfikacyjny”. Wybór tego typu nie legalizuje ani pobytu ani pracy. Powiadomienia działają zgodnie z ustawieniami.

Kadry #

Wystawianie umów – możliwość kontrolowania badań lekarskich i szkoleń BHP #

Podczas dodawania / edycji umowy pracownikowi, jeżeli nie ma on badań lekarskich i/lub szkolenia BHP to system poinformuje o ich braku w panelu Zezwolenia po prawej stronie:

Co więcej, dodaliśmy możliwość zablokowania możliwości wystawienia pracownikowi umowy, jeżeli nie ma on dodanego badania lekarskiego lub szkolenia BHP. Włączenie tych opcji dostępne jest w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > Sekcja „Umowy”:

Zgodnie ze standardami w systemie, blokada dodania będzie stosowana w przypadku użytkowników, administratorzy będą mogli zamknąć komunikat i dodać umowę.

Masowy wydruk zezwolenia podstawowego (badania lekarskie, BHP) #

Z poziomu listy zezwoleń umożliwiliśmy masowe generowanie wydruku zezwoleń podstawowych. Jest to możliwe po zaznaczeniu pracowników checkboxem i kliknięciu Więcej opcji > Pobierz >Jako ZIP / Jako PDF:

Deklaracje PIT-11: aktualizacja numerów dokumentów z UPO #

Po wysyłce PIT-11 do urzędu, w wysłanych deklaracjach, numery dokumentów automatycznie uzupełnią się na numerami z UPO.

Nowy raport: Optima – nieobecności #

Nowy raport umożliwia eksport nieobecności do programu Optima. Znajduje się w module Raporty, w sekcji „Integracja z systemami FK” > Optima – nieobecności.

Mieszkania #

Zmiany w konfiguracji miejsc na pokojach w module zakwaterowania #

Wprowadziliśmy zmiany mające na celu rozjaśnienie zajętości miejsc na mieszkaniach, co pomaga w sprawnym planowaniu zakwaterowania pracowników w mieszkaniach. Zmiany obejmują:

• Możliwość wprowadzania ilości miejsc w pokojach w datach: podczas dodawania/edycji pokoju, w Ilość miejsc, klikając w ikonę możemy definiować daty od oraz ilość dostępnych miejsc:

• Po wprowadzeniu ilości miejsc na pokojach, ilość miejsc w mieszkaniu zostaje zablokowana i pokazuje sumę miejsc. Podczas dodawania noclegów ilość ilość miejsc / rezerwacji / zajętych / wolnych miejsc pokazywana jest na podstawie wybranych dni.

Powiadomienia dot. edycji stanów liczników w mieszkaniach #

W Ustawieniach firmy > Powiadomienia > Mieszkania dodaliśmy możliwość konfiguracji powiadomienia dot. edycji stanów liczników w mieszkaniach:

Odpinanie pracowników z mieszkań podczas wypowiadania umowy #

Podczas wypowiadania pracownikowi umowy, gdy istnieją wpisy mieszkaniowe przekraczające datę wypowiedzenia, umożliwiliśmy ich skrócenie (do wybranej daty – domyślnie jest to data zakończenia pracy).

Pozostałe usprawnienia #

• Zapisywanie się w historii pracownika informacji o:
  • wyłączeniu/włączeniu Ulgi dla kasy średniej
  • stosowaniu / niestosowaniu rozporządzenia z dnia 7.01.2022
  • uwzględnianiu / nieuwzględnianiu kwoty wolnej od podatku dochodowego dla umów cywilnoprawnych dla wybranych firm
  • wliczaniu / niewliczaniu przychodów z umów o powołanie do kontrolowania progu podatkowego w rozliczeniach innych umów dla wybranych firm.
  • Więcej informacji dot. konfiguracji powyższych opcji znajduje się w instrukcji dot. zmian wprowadzonych przez Polski Ład
• W raporcie Optima – czas pracy:
  • w kolumnie W1_Wydzial_adres_wezla i W1_Projekt_adres_wezla zostały dodane apostrofy przed liczbami
  • wpisy nieobecności wykazywanie są w 00:00 – 00:00
  • jeżeli pracownik pracował ponad normę w danym dniu (więcej niż 8h lub 7h gdy niepełnosprawny) – w kolumnie W1_GodzDo wpis jest oznaczony kolorem czerwonym
  • jeżeli pracownik pracował w dniu wolnym – w kolumnach W1_GodzOd i W1_GodzDo – wpis został oznaczony na czerwono
• Nowy znacznik umożliwiający generowanie i tłumaczenie kwoty słownie. Podczas dodawania / edycji wydruków w Ustawieniach > Szablony > Wydruki, aby uzyskać kwotę słownie należy dodać format słownie:język. Przykład: {%Przykładowa kwota słownie:pl%}

07.02.2022 #

Usprawnienia #

Nowy Raport rotacji pracowników #

W Raporty dodany został Raport rotacji pracowników, który przedstawia rotację rozpoczynających i kończących się umów – w danym okresie. Raport znajduje się w sekcji Zarządcze.

Dostępny jest tylko dla administratorów i wyświetla dane tylko z bieżącej firmy.

Poszczególne zakładki przedstawiają:

• Podsumowanie – w wybranym filtrze w okresie
  • Liczba pracowników z umową
  • Liczba pracowników z zakończoną umową
  • Liczba pracowników zatrudnionych w danym miesiącu
  • Rotacja pozytywna – to liczba pracowników zatrudnionych w danym miesiącu, podzielona przez całkowitą liczbę pracowników *100%
  • Rotacja negatywna – to liczba pracowników z zakończoną umową, podzielona przez całkowitą liczbę pracowników *100%
• Wszystkie umowy – widok wszystkich pracowników z umowami w danym okresie
• Wszystkie umowy per Klient – suma pracowników i umów dla danego Klienta
• Rotacja negatywna – szczegóły pracowników i umów, które wliczają się do tej rotacji
• Rotacja negatywna per Klient – suma pracowników i umów, które wliczają się do tej rotacji, dla danego Klienta
• Rotacja pozytywna – szczegóły pracowników i umów, które wliczają się do tej rotacji
• Rotacja pozytywna per Klient – suma pracowników i umów, które wliczają się do tej rotacji, dla danego Klienta

Nowy Raport rezerw urlopowych #

W Raporty dodany został Raport rezerw urlopowych, który zawiera zestawienie wykorzystanego i nie wykorzystanego urlopu oraz kalkulację wartości rezerwy urlopowej. Raport znajduje się w sekcji Czas pracy.

Raport może filtrować przez:

• miesiąc
• Klienta, z którym istnieją aktywne umowy – również masowo
• pracownika – również masowo

Możliwość wprowadzenia nieobecności w kalendarzu zbiorczym #

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Grafik > Wprowadź masowo (przycisk przy Umowy), dodana została możliwość masowego wprowadzenia nieobecności.

Aby wiersz był widoczny, nad tabelką należy zaznaczyć checkbox ” wyświetl wiersz nieobecności”.

Umożliwienie wyboru poczty firmowej lub poczty użytkownika przy wysyłce maili z systemu #

Jeżeli w systemie skonfigurowana jest poczta firmowa (Ustawienia firmy > Zaawansowane > Poczta) i poczta użytkownika (Ustawienia użytkownika > Poczta), to podczas wysyłki wiadomości e-mail system daje możliwość wyboru, z której skrzynki wysłać wiadomość.

10.02.2022 #

Nowe uprawnienia dotyczące pobierania dokumentów #

W Ustawienia firmy > Użytkownicy > Użytkownicy > podczas dodawania lub edycji użytkownika, dodane zostały nowe uprawnienia dotyczące pobierania dokumentów pojedynczo lub masowo. W polu „Zakres” w poszczególnych uprawnieniach można je szczegółowo konfigurować.

Uprawnienie dotyczy:

• Umów –wybranie pola „Pobieranie umowy” zezwala użytkownikowi na pobranie maksymalnie jednej umowy naraz, wybranie pola „Masowe pobieranie umów” zezwala użytkownikowi na pobranie wielu umów jednocześnie.

• Zezwoleń – Konfiguracja zezwoleń znajduje się po nadaniu uprawnień „Pracownicy”. Wybranie pola „Pobieranie” zezwala użytkownikowi na indywidualne pobieranie wszystkich typów zezwoleń, wybranie pola „Masowe pobieranie faktur” zezwala użytkownikowi na pobranie wielu zezwoleń, wszystkich typów jednocześnie.

• Faktur – wybranie pola „Pobieranie faktury” zezwala użytkownikowi na pobranie maksymalnie jednej faktury naraz, wybranie pola „Masowe pobieranie faktur” zezwala użytkownikowi na pobranie wielu faktur jednocześnie.

Nowe opcje dla partnerów rekrutacyjnych #

Umożliwiliśmy partnerowi rekrutacyjnemu dostęp do kandydatów, którzy aplikowali przez jego link aplikacyjny. Wystarczy, że partner rekrutacyjny, po zalogowaniu się do systemu, skopiuje link aplikacyjny dostępny na formularzu rekrutacji. Parametry w skopiowanym z linku, unikalne dla każdego partnera rekrutacyjnego, powiążą z nim aplikujących kandydatów, dzięki czemu będzie on miał dostęp do ich profili.

Co więcej, imię i nazwisko partnera rekrutacyjnego pojawi się w źródle aplikacji.

Usprawnienie w Kalkulatorze wynagrodzeń dla umów zlecenie #

W Pracownicy > Kalkulator wynagrodzeń, w przypadku zaznaczenia w typie umowy „umowa zlecenie”, dodana została opcja „Kwota zmniejszająca podatek”.

Zmiana wzoru dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA i ZUS RCA #

Od 1 lutego 2022 roku, w związku ze zmianami podstawy wymiaru składki zdrowotnej, dla osób prowadzących pozarolniczą działalność od stycznia 2022 r., zmieniły się wzory dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA i ZUS RCA. W dokumentach tych przedsiębiorcy będą podawali dodatkowe informacje, m.in. formę opodatkowania w danym miesiącu, przychód lub dochód. Nowe wzory dokumentów dostępne są w Deklaracje > ZUS > Dodaj deklarację firmy > Deklaracja DRA.

Dodatkowo uchylony zostanie raport ZUS RZA. Od dokumentów składanych za styczeń 2022 r. rozliczenie składki zdrowotnej osób, które podlegają wyłącznie temu ubezpieczeniu nastąpi w raporcie ZUS RCA. Dotyczy to także korekty raportów ZUS RZA za okres 1999-2021 r. Więcej informacji na www.zus.pl

Co więcej, w Ustawienia firmy > Ustawienia finansowe, w sekcji ZUS dostępna jest konfiguracja:

• • Formy opodatkowania (Pole dostępne jedynie w przypadku gdy w Ustawieniach podstawowych w polu „Forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej” wybrano opcję „099 – Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą)
  • Kod terminów przesyłania deklaracji do ZUS

Elementy uzupełnione w ustawieniach finansowych przeniosą się na raport RCA.

14.02.2022 #

Nowy dokument „Załącznik nr 1” w Zezwoleniach legalizacyjnych #

W Pracownicy > Lista pracowników lub Dodaj pracownika > Dany pracownik > Zezwolenia > Legalizacja, w przypadku obcokrajowców, dodany został nowy dokument „Załącznik numer 1 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy”:

Dokument ten nie jest dokumentem legalizacyjnym, tylko informacyjnym:

Wypełniając wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy również otrzymujemy możliwość wygenerowania załącznika nr 1:

Po zaznaczeniu checkboxa pojawiają się dodatkowe pola:

System daje możliwość wygenerowania wniosku na zezwolenie na pobyt czasowy oraz załącznika nr 1, samego wniosku na zezwolenie na pobyt czasowy lub samego załącznika nr 1.

Usprawnienia na zezwoleniu na pobyt czasowy #

W Pracownicy > Lista pracowników lub Lista zezwoleń > Dany pracownik > Zezwolenie na pobyt czasowy > Decyzja zmieniająca:

dodane zostały opcje: Wygeneruj załącznik nr 1, Powód wystąpienia o zmianę, Informacja oświadczenia, Inne.

Wniosek o zmianę zatrudnienia automatycznie wypełniany jest danymi z poprzedniego wniosku, pozostałe dane należy wypełnić.

17.02.2022 #

Legalizacja cudzoziemców – decyzje abolicyjne do zezwoleń czasowych #

W zezwoleniach na pobyt czasowy pojawiła się opcja zaznaczenia opcji „Decyzja abolicyjna”.

Po zaznaczeniu tej opcji i zapisaniu zostanie wygenerowane OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POWIERZENIA CUDZOZIEMCOWI PRACY, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 r. poz. 91). W sekcji „Informacje dodatkowe” po prawej stronie pojawi się opcja podglądu oraz pobrania w/w oświadczenia.

Informacja dot. wygasania decyzji abolicyjnej pojawi się w widgecie “Zezwolenia / Deklaracje” na dashboardzie (7 dni przed upłynięciem 60 dni dla pracowników bez aktywnej umowy i z zezwoleniem o statusie decyzja pozytywna). Definiowana jest na podstawie pola „Data otrzymania z urzędu”.

Moduł szkoleń #

Szkolenia pracownicze zostały wzbogacone o funkcjonalności:

• Zapisy na szkolenia przez pracowników / przełożonych pracowników
• Konfigurację etapów akceptacji zgłoszeń na szkolenia

Więcej informacji znajduje się w instrukcji dot. modułu szkoleń.

Usprawnienia #

• Aktualizacja kodów zawodów i grup
• Poprawa wydajności raportów
• Poprawa wydajności widgetu „Zezwolenia / Deklaracje”
• Blokada importu w przypadku importowania pracownika o istniejącym już zewnętrznym ID (aby zaimportować należy zmienić zewnętrzny numer ID pracownika)
• Zablokowanie możliwości dodawania tego samego numeru telefonu jednemu pracownikowi (nawet w różnych formatach)
• ERP > Mieszkania / Samochody – możliwość masowego dodawania tagów na liście mieszkań i samochodów
• ERP > Mieszkania – Nowy filtr „Opiekunowie mieszkania” na liście mieszkań
• ERP > Mieszkania > Mieszkanie > Lokatorzy:
  • Dodano filtr – status zakwaterowania (wszystkie / nocleg / rezerwacja)
  • Dodano kolumnę – status zakwaterowania

23.02.2022 #

Usprawnienia:

• Rozliczanie pracowników – nowy filtr „Pierwsza litera nazwiska pracownika” – ułatwia m.in. wyszukiwanie trudnych nazwisk cudzoziemców
• Możliwość konfiguracji wymagalności pola „System ubezpieczeń” na profilu pracownika (Ustawienia firmy > Formularze > Pracownicy)
• Raport rotacji pracowników – dodanie filtru na firmy, dodanie dostępu dla użytkowników (jeżeli mają uprawnienie do raportów)
• Ustawienia firmy > Moduły > Mieszkania: możliwość wyłączenia sugestii zakończenia zakwaterowania pracownika przy wypowiadaniu umowy (Opcja: Czy sugerować zakończenie zakwaterowania przy wypowiadaniu umowy?”)
• Wydruk pasków wynagrodzeń > Nowe znaczniki (stawki/ilość elementów rozliczenia):
  • {%Pasek Nadgodziny 50 ilość%}
  • {%Pasek Nadgodziny 100 ilość%}
  • {%Pasek Nadgodziny 50 stawka%}
  • {%Pasek Nadgodziny 100 stawka%}
  • {%Pasek Dodatek za pracę w nocy stawka%}
  • {%Pasek Dodatek za pracę w nocy ilość%}
  • {%Pasek Dni urlopu ilość%}
  • {%Pasek Dni urlopu stawka%}
• Wydruk zaświadczenia o zarobkach:
  • Zmiana nazewnictwa znaczników (obecne znaczniki zostaną zastąpione nowymi w obecnych wydrukach):
    • {%Najwcześniejsza umowa data rozpoczęcia pracy%} => {%Pierwsza umowa data rozpoczęcia pracy%}
    • {%Najwcześniejsza umowa data zakończenia pracy%} => {%Pierwsza umowa data zakończenia pracy%}
    • {%Najwcześniejsza umowa numer%} => {%Pierwsza umowa numer%}
    • {%Najpóźniejsza umowa data rozpoczęcia pracy%} => {%Najświeższa umowa data rozpoczęcia pracy%}
    • {%Najpóźniejsza umowa data zakończenia pracy%} => {%Najświeższa umowa data zakończenia pracy%}
    • {%Najpóźniejsza umowa numer%} => {%Najświeższa umowa numer%}
  • Nowe znaczniki
    • {%Pierwsza umowa bieżąca firma data rozpoczęcia pracy%}
    • {%Pierwsza umowa bieżąca firma data zakończenia pracy%}
    • {%Pierwsza umowa bieżąca firma numer%}
    • {%Najświeższa umowa bieżąca firma data rozpoczęcia pracy%}
    • {%Najświeższa umowa bieżąca firma data zakończenia pracy%}
    • {%Najświeższa umowa bieżąca firma numer%}

Ponadto, jeżeli mamy umowę na czas nieokreślony, zamiast pustej “daty zakończenia” prezentujemy “na czas nieokreślony” dla wszystkich powyższych znaczników.

28.02.2022 #

Nowe pole na Zezwoleniu na pobyt czasowy w decyzji abolicyjnej #

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Zezwolenia, na Zezwoleniu na pobyt czasowy, pod polem „decyzja abolicyjna”, dodane zostało pole ” data wysyłki oświadczenia”:

Nazwa powiadomienia na dashboardzie na stronie głównej zmieniona została na ” Wygaśnięcie decyzji abolicyjnej – Brak podjęcia pracy” – w przypadku braku zatrudnienia.Dodane zostało również nowe powiadomienie „Wygaśnięcie decyzji abolicyjnej – Brak wysłania oświadczenia” – w przypadku zatrudnienia, bez wysłania oświadczenia w odpowiednim czasie (60 dni):

Usprawnienia #

• W Raporty > Raport rotacji pracowników, dodana została opcja wyboru liczby rekordów na stronie.
• W Raporty >Raport dla księgowości, dodane zostały dwie kolumny: Podstawa obliczenia zaliczki narastająco oraz Podstawa wymiaru składek ZUS narastająco (składki emerytalno-rentowe).
• W Ustawienia firmy > Import > Umowy, dodana została możliwość importowania pól:
  • „System ubezpieczeń”
  • „Data zgłoszenia do kasy chorych”
  • „Data zarejestrowania w ZUS”
  • „Data wyrejestrowania z ZUS”

„Data zgłoszenia do kasy chorych” zależna jest od pola „System ubezpieczeń”.