Nowości 03.2022

3.03.2022 #

Rekrutacja pracowników – wtyczka do sourcingu pracowników na LinkedIn #

Stworzyliśmy wtyczkę do przeglądarki Chrome, która umożliwia importowanie danych kandydatów bezprośrednio z LinkedIn do bazy kandydatów w naszym systemie. Przydatne linki:

• Instrukcja obsługi wtyczki Faktura.pl Sourcing Plugin
• Link do pobrania wtyczki w Chrome Web Store

Rozliczanie pracowników – zmniejszanie wynagrodzenia do kwoty potrącenia #

Na drugim kroku rozliczenia pracowników (Potrącenia i zwroty), dodaliśmy:

• masową opcję “Zmniejsz potrącenia do wysokości kwoty do wypłaty i oznacz przedmioty pomniejszone jako rozliczone„. Jeżeli potrącenia przekraczają kwotę netto dla pracownika, zostaną zmniejszone tak, aby kwota wypłaty wyniosła 0. Przedmioty zostaną oznaczone jako rozliczone i nie pojawią się w przyszłości do potrącenia (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).”
• opcje per przedmiot:
  • “Wyrównaj do wysokości kwoty wypłaty i oznacz jako rozliczony”
  • “Usuń i oznacz jako rozliczony”
  • “Wyrównaj do wysokości kwoty wypłaty” (ta, obecna już wcześniej opcja, dostępna jest pod nową ikoną).

Ikony opcji:

Rozmieszczenie nowych opcji:

Po zapisaniu na podglądzie rozliczenia wyświetlać się będzie ikona opcji, która została wybrana.

Uprawnienia użytkowników #

• Użytkownik z pełnym dostępem do rozliczeń klientów/pracowników (mimo braku dostępu do tych encji) może usuwać rozliczenia, które sam utworzył. Reszta uprawnień pozostała bez zmian.

Usprawnienia #

• Aktualizacja wzorów wydruku dla:
  • Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
  • Oświadczenia podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej

Wydruki zostały zaktualizowane zgodnie z rządowymi wytycznymi.

• Lista pracowników – Nowa kolumna „Schemat składek” (istnieje możliwość filtrowania kolumny po wybranym schemacie; kolumnę można włączyć korzystając z ikony zębatki nad tabelą pracowników)
• Raporty – usprawnienie filtrowania raportów po dużej ilości Klientów (po wybraniu pierwszych 50 rekordów, będzie możliwość wybrania kolejnych rekordów).
• Raport rotacji pracowników:
  • możliwość eksportu raportu
  • dodano linkowanie do pracownika, klienta, umowy, kreatorów umów, osób ostatnio edytujących umowy, osoby zmieniającej status

Integracje #

• Optima:
  • Raport Optima – dane kadrowe pracowników – możliwość pobrania w formacie xls
  • Raport Optima – Czas pracy: Dodany został arkusz z legendą co oznaczają kolory na godzinach
  • Import Optima – podczas importu (Ustawienia firmy > Import) o typie „Lista płac Optima do przedmiotu netto”, po kliknięciu przycisku „Usuń zaimportowane przedmioty”, poza usunięciem przedmiotów zaimportowanych ze wskazaną datą potrącenia (dotychczas), usuną się również elementy rozliczeń na drugim kroku, powiązane z zaimportowanymi przedmiotami ze wskazaną datą potrącenia, o ile drugi krok jest zapisany/zaakceptowany (jeżeli istnieje lista płac to przedmioty nie zostaną usunięte).

10.03.2022 #

Zmiana w rozliczeniu pracownika, u którego w ciągu miesiąca zmienił się schemat podlegania ubezpieczeniom #

Rozliczenia, na pierwszym kroku rozliczeń pojawia się komunikat blokujący rozliczenie danego pracownika, jeżeli w jednym miesiącu ma on więcej niż jeden schemat podlegania ubezpieczeniom na umowie. Należy wykonać odrębne rozliczenia dla każdego schematu podlegania.

Z tooltipa można przejść do rozliczeń, poprzez kliknięcie „Rozlicz”

Rozszerzenie opcji udostępniania plików z bazy wiedzy #

Na dashboardzie, w części „Baza wiedzy”, rozszerzone zostały opcje udostępniania plików. Dodano pola:

• Ogranicz dla grup – wybór grup, które będą miały dostęp do edytowanego załącznika
• Widoczny dla ról – np. Klient, użytkownik, partner rekrutacyjny
• Możliwość pobrania dla ról – możliwa jest tylko po wyborze widoczności dla roli

Rozszerzenie opcji udostępniania plików na pracowniku #

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Załączniki, rozszerzone zostały opcje udostępniania plików. Dodano pola:

• Ogranicz dla grup – wybór grup, które będą miały dostęp do edytowanego załącznika
• Widoczny dla ról – np. Klient, użytkownik, partner rekrutacyjny
• Możliwość pobrania dla ról – możliwa jest tylko po wyborze widoczności dla roli

Powyższe opcje dostępne są:

• podczas dodawania/edycji załącznika dla pracownika
• na e-dokumentacji
• podczas dodawania wydruku dowolnej treści, gdy zaznaczona zostanie opcja „zapisz” do załączników
• na podglądzie pojedynczych zezwoleń
• na podglądzie świadectwa pracy
• podczas dodawania badania lekarskiego
• na zaświadczeniu o zarobkach

Nowe komunikaty podczas masowego dodawania/odnawiania umowy #

• Jeżeli firma jest agencją pracy tymczasowej (ustawienie w Ustawienia firmy > Ustawienia finansowe > Czy firma jest agencją pracy tymczasowej), to przy wystawianiu/odnawianiu umowy o pracę tymczasową lub zlecenie wyświetlane będą komunikaty o:
  • Przekroczeniu limitu 18 miesięcy pracy w ostatnich 3 latach u Klienta.
  • Przekroczeniu limitu 183 dni pracy w ostatnich 3 latach w delegacji u Klienta.

• Po przekroczeniu przez pracownika 26 lat, w przypadku masowego wystawiania/odnawiania umów zlecenie, pojawia się komunikat:

Usprawnienia #

• Integracja z Autenti została zaktualizowana do najnowszej wersji usługi podpisu elektronicznego. Integracja dostępna jest w Ustawienia firmy > Zaawansowane > Integracje > Inne. Szczegółowy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.
• Zmiana lokalizacji ustawień firmy dla roli o typie użytkownik. Wcześniej opcja dostępna była w ustawieniach użytkownika (np. dostęp do wydruków, importy, konfiguracja), natomiast teraz należy przejść do ustawień firmy, klikając w nazwę firmy w prawym górnym rogu.

16.03.2022 #

Dodanie nowych dokumentów legalizacyjnych w związku z specustawą z dnia 12.03.2022 roku #

12 marca 2022 roku Prezydent RP podpisał ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Bazując na przepisach zawartych w ustawie:

• Na potrzeby systemowe (w celu uzyskania informacji, które osoby mogą skorzystać z warunków specustawy) dodaliśmy zezwolenie „Ukraińcy przybywający z Ukrainy po 24.02.2022” . Dodawane jest, jeżeli obywatel Ukrainy przekroczył granicę bezpośrednio z Ukrainy po 24 lutym 2022 – jego pobyt jest przedłużany na okres 18 miesięcy, które liczone będą od daty 24.02.2022 i na tej podstawie dostaje możliwość zatrudnienia bez wnioskowania o zezwolenia na pracę lub oświadczenia.

• Dodanie „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy zgodnie ze specustawą” – na podstawie daty wysyłki do urzędu na www.praca.gov.pl
  • W następnym kroku dodana zostanie możliwość wysyłki powiadomienia bezpośrednio na www.praca.gov.pl

• Na dashboardzie w widgecie zezwoleń listowane są osoby, które posiadają zezwolenie „Ukraińcy przebywający z Ukrainy po 24.02.2022” oraz umowę, ale nie posiadają „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy zgodnie ze specustawą” – w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy

• W następnym kroku wprowadzimy zmiany dla aktualnych pracowników/kandydatów, którzy przed 24.02.2022 posiadali dokumenty legalizujące pobyt w Polsce lub wjechali do Polski w ramach ruchu bezwizowego i ich ważność kończy się po tej dacie.

Integracja wpisów nieobecności z Kalendarzem Google #

W przypadku integracji z Kalendarzem Google (tu przeczytasz jak ją utworzyć), nieobecności z Kalendarza w systemie Faktura.pl automatycznie będą przenoszone do Kalendarza Google. Nieobecności, które w nazwie mają słowo „urlop”, będą przenoszone do kalendarza jako „urlop”, pozostałe opisane zostaną jako „nieobecność”.

Jeżeli zostaną dokonane jakiekolwiek zmiany w Kalendarzu w systemie Faktura.pl, automatycznie zmienią się informacje na Kalendarzu Google.

Usprawnienia widoku kalendarza pracy #

W CRM > Projekty > Dany projekt > Kalendarz pracy lub CRM > Kalendarze, wprowadzone zostały usprawnienia w widoku kalendarza pracy:

• Przycisk „Zaplanuj pracownika” zamieniony został na „Dodaj osoby do planu”
• Dodany został również nowy przycisk ze skumulowanymi opcjami: normowanie, historia kalendarza, planowanie automatyczne, masowe usuwanie wpisów

• Zgrupowane zostały również opcje: ustawienia, filtry, legenda:

• Dodana została opcja zaznaczenia dłuższych okresów podczas dodawania planu. Po wybraniu widoczne są opcje, na które zgłoszone zostało zapotrzebowanie. Dodatkowo w podpiętych osobach dodana została ikonka gumki („Wyczyść plan”):

• Po kliknięciu „Dodaj osoby do planu” pojawia się widok na cały ekran, aby zamknąć widok należy kliknąć „X” w prawym górnym rogu. Podczas dodawania osób do planu umożliwiona została opcja masowego zaznaczania i dodawania pracowników:

• Dodana została kolumna „Stanowiska z umów”, w której pokazane jest stanowisko z aktualnej umowy – w datach, na które dodawany jest plan:

• Po kliknięciu „Dodaj do planu” pojawiają się różne opcje (jeśli takie zostały zgłoszone w zapotrzebowaniu):

• Dodatkowo przy wyborze pracowników do planu, przy filtrze na stanowisko z umowy, pokazywane są stanowiska: z projektu, Klienta, firmowe.

Dodanie opcji wczytywania danych z GUS na podstawie NIP – na profilu kandydata i pracownika #

Dodając pracownika (Pracownicy > Dodaj pracownika/Dany pracownik > Sekcja numery identyfikacyjne) dodana została opcja wczytywania danych z GUS oraz adresu, na podstawie wpisanego NIPu firmy:

Nowe kolumny na liście pracowników #

Na Liście pracowników dodane zostały 4 nowe kolumny:

• Zaliczka na podatek – wliczanie przychodów z umów o powołanie
• Zaliczka na podatek – ulga dla klasy średniej
• Zaliczka na podatek – kwota wolna od podatku dla zleceniobiorców
• Zaliczka na podatek – rozporządzenie MF z 7 stycznia 2022

Odpowiadają one danym z Pracownik > Dane > Dane do rozliczeń > Zaliczka na podatek > Pozostałe ustawienia.

24.03.2022 #

Usprawnienia związane z nową specustawą o pomocy obywatelom Ukrainy #

• Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy – złożenie wniosku możliwe jest również w przypadku osób innej narodowości niż ukraińska (małżonkowie obywateli Ukrainy) – system pokaże ostrzeżenie: ” Ten typ powiadomienia dostępny jest tylko dla osób narodowości ukraińskiej oraz małżonków tych osób. Upewnij się, że pracownik należy do jednej z tych grup”.

• Przedłużenie pobytu dla osób narodowości ukraińskiej, których legalny pobyt w Polsce kończy się po 24.02.2022r:
  • Wiza krajowa oraz zezwolenie na pobyt czasowy – przedłużenie legalności pobytu do 31.12.2022 r.
  • Wiza Schengen oraz paszport biometryczny – przedłużenie legalności pobytu o 18 miesięcy od 24.02.2022 – pod warunkiem, że cudzoziemiec przebywał w Polsce przed tą datą, na podstawie tego dokumentu
  • Przedłużenie ważności kart pobytu, których ważność kończy się po 24.02.2022 r. – w przypadku zezwolenia na pobyt czasowy, karta przedłużana jest do 31.12.2022 r; w przypadku zezwolenia na pobyt stały – przedłużenie o 18 miesięcy, liczone od 24.02.2022 r.

Wysyłka powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy do www.praca.gov.pl #

W module Pracownicy, na profilu pracownika obywatelstwa ukraińskiego, w zakładce “Zezwolenia”, w zezwoleniu “Ukraińcy przybywający z Ukrainy po 24.02.2022″, podczas dodawania/edycji “Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy”, umożliwiona została wysyłka powiadomienia bezpośrednio na praca.gov.pl. Po wypełnieniu wszystkich danych, kliknięciu “Zapisz”, pojawia się przycisk “Zapisz na Praca.gov.pl”:

Przeczytaj: Jak ustawić integrację z praca.gov.pl

Podczas uzupełniania danych pracownika, dodana została możliwość wstawienia pól : „Dokument tożsamości cudzoziemca”, „Tymczasowe zaświadczenie tożsamości” i „Seria i numer tymczasowego dowodu”. Aby pojawiały się one w formularzu, należy kliknąć w zębatkę w lewym górnym rogu:

Po uzupełnieniu, dane naniosą się na dokument „Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy”. Jeżeli dokumentów jest kilka, to system zaciągnie ten, który jest ważny (jeżeli cudzoziemiec posiada paszport – nawet nieaktywny, system zawsze zaciągnie paszport), np:

• • aktywny paszport i aktywny dowód osobisty – system zaciągnie aktywny paszport
  • nieaktywny paszport i aktywny dowód – system zaciągnie nieaktywny paszport
  • jeżeli brak paszport, system szuka dokumentów w następującej kolejności: dowód, dowód tymczasowy, tymczasowe zaświadczenie tożsamości, karta pobytu, dokument tożsamości cudzoziemca, książeczka wojskowa, inny dokument tożsamości, legitymacja

Nowe opcje w module Szkolenia #

W module Szkoleń (Pracownicy > Lista Szkoleń) dodane zostały opcje:

• Na danym szkoleniu – opcja kontaktu z wieloma uczestnikami szkolenia jednocześnie:

• Na liście szkoleń – nowa kolumna „Zaakceptowani uczestnicy”, po kliknięciu w imię i nazwisko uczestnika system przenosi na jego profil:

• Domyślne statusy szkoleń i uczestnictwa dodają się również dla obecnych firm.

Jeżeli szkolenie ma charakter zewnętrzny (Pracownicy > Lista szkoleń > Dodaj szkolenie > Rodzaj > Zewnętrzne), przy wyborze dostawcy pojawia się opcja Klienta o typie: Dostawca szkolenia. W przypadku braku Klientów o wybranym typie, pojawia się możliwość dodania go:

Nowa zakładka Przedmioty w module Pracowników (przeniesienie raportu „Potrącenia i zwroty pracowników”) #

W Module Pracownicy dodana została zakładka Przedmioty – Pracownicy > Przedmioty. Przeniesiono do niej raport „Potrącenia i zwroty pracowników” (nie występuje już w Raporty):

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Przedmioty, dostępne są kolumny z powyższego raportu – domyślnie włączone są tylko te, które dotyczą przedmiotów.

Zapisywanie przedmiotów powstałych w wyniku rozliczenia #

• Jeżeli na rozliczeniu wystąpi potrącenie/zwrot z: wpisu mieszkaniowego, samochodu, transportu lub ręcznie dodanego potrącenia/zwrotu, zostanie to zapisane na przedmiotach pracownika.
• Jeżeli rozliczenie zostanie usunięte, usunięty zostanie również przedmiot.
• Można usuwać przedmioty masowo – ale nie te, które zostały rozliczone.

Dzięki temu, że wpisy mieszkaniowe, samochody, transport oraz ręcznie dodane potrącenia/ zwroty, dodane zostały do przedmiotów – można teraz automatycznie rozliczyć je częściowo. To znaczy: jeżeli w rozliczeniu pracownika potrącona została tylko część kwoty za powyższe przedmioty, pozostała kwota do zapłacenia będzie widoczna. System zapamięta to, co zostało już potrącone w rozliczeniu i w kolejnym potrąci tylko tę niezapłaconą część.

Dodanie opcji planowania pracowników innej firmy na kalendarzu #

• W CRM > Projekty > Dany projekt > Kalendarz pracy, dodana została opcja planowania pracowników na kalendarzu – nawet w przypadku umowy pracownika na innej firmie. W takim przypadku wpis grafikowy dodany zostanie na drugą firmę i tam zostanie rozliczony (w kalendarzu pojawi się na szaro). Mamy możliwość usuwania i edytowania tych wpisów:

• Na kalendarzu pracy uspójnione zostały przyciski oraz dodany został komunikat w przypadku, gdy pokrywają się godziny pracy:

Informacja o kodach tytułu ubezpieczenia do ZUS RCA #

Na umowie pracownika (Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Umowy > Dana umowa > Dane do rozliczeń > Dane ZUS), pojawia się informacja o kodach tytułu ubezpieczenia przenoszonych do ZUS RCA:

W celu wygenerowania zmiany kodu tytułu do ubezpieczeń należy wygenerować właściwe dokumenty zgłoszeniowe: wyrejestrowanie z bieżącego kodu tytułu do ubezpieczeń na ZUS ZWUA oraz zgłoszenie z aktualnym kodem tytułu do ubezpieczenia na odpowiednio ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Poniżej fragment stanowiska ZUS, w sprawie zmiany kodu tytułu do ubezpieczeń w trakcie miesiąca:

„…zmianę w kodzie tytułu ubezpieczenia w zakresie stopnia niepełnosprawności płatnik wykazuje z datą od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał stosowne orzeczenie od ubezpieczonego. Przy czym, w celu uniknięcia konieczności składania dwóch kompletów dokumentów rozliczeniowych (z dwóch różnych zakresów) za dany miesiąc, dopuszczalne jest wyrejestrowanie z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia i ponowne zgłoszenie z nowym kodem od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana.(…)”

Usprawnienia: #

• W Pracownicy > Lista pracowników oraz Rekrutacje > Lista kandydatów, dodane zostały kolumny „Numer telefonu” oraz „Adres e-mail”
• W Ustawienia firmy > Formularze > Pracownicy, dodana została nowa kolumna „Pola widoczne dla Klienta”, która określa widoczność pól na Listach pracowników dla roli Klienta. Domyślnie zaznaczone są te pola, które zaznaczone są również dla administratora.
• W Ustawienia firmy > Moduły > Pracownicy > Umowy > Wymagania wystawiania umów, dodana została nowa opcja „Nie pozwalaj dodawać umowy obcokrajowcom, jeśli dokumenty legalizacyjne są na inne stanowisko, niż wybrane na umowie”. W przypadku niezgodności: użytkownik nie będzie mógł zapisać takiej umowy, administrator dostanie taką opcję (otrzyma powiadomienie o niezgodności).
• W Ustawienie firmy > Import > Wpisy grafikowe, przedmioty, zaliczki pracowników, dodano pola „Nazwa stanowiska” oraz „ID stanowiska”. W przypadku, gdy jedna z tych opcji będzie wypełniona i pracownik będzie miał umowę na takie stanowisko, stawka z kolumny „Stawka nazwa” będzie pobierana z tej umowy.
• W przypadku dodawania do systemu: Kandydata (Rekrutacje > Dodaj kandydata), Pracownika (Pracownicy > Dodaj pracownika), Klienta (CRM > Dodaj Klienta) i wpisania w adresie zamieszkania kraju Niemcy, znikają pola Powiat i Gmina, a w miejsce Województwa pojawi się pole „Land”.
• Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Historia, dodano nowe filtry: Utworzono konto, Edytowano konto, Usunięto konto. Zmiany w nadawaniu uprawnień, również będą zapisywały się na historii pracownika.
• Od 1 kwietnia 2022 roku wnioski o A1 można składać tylko i wyłącznie przez ePUE ZUS – z związku z tym plik XML został zaktualizowany (Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Zezwolenia > Delegowanie > A1). W celu złożenia wniosku należy pobrać plik XML, a następnie złożyć go bezpośrednio przez ePUE ZUS.

28.03.2022 #

Możliwość masowej aktualizacji stawek dodanych ręcznie na umowach #

W Ustawienia firmy > Stanowiska > Masowa aktualizacja stawek, dodana została zakładka „Stawki dodane ręcznie na umowach”. Można w niej edytować stawki na umowach, które nie mają powiązania do stawek ze stanowiska:

Blokada edycji zapłaconej zaliczki #

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Przedmioty > Dany przedmiot, zablokowana została możliwość edytowania zaliczki już zapłaconej. Po wybraniu przedmiotu zobaczymy informacje na szarym tle, bez możliwości zmian:

Zmiany na grafiku w przypadku zadaniowego systemu czasu pracy #

Jeżeli pracownik posiada zadaniowy system czasu pracy, a na jego grafiku (Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Grafik) dodamy plan na określoną liczbę godzin (np. 8 godzin pracy), a następnie pracownik zgłosi odbiór nadgodzin (np. na 1 godzinę), to system automatycznie zmniejszy liczbę godzin pracy do zaakceptowania (w tym przypadku na 7 godzin):

Możliwość edycji masowej na liście przedmiotów pracownika #

W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Przedmioty oraz w Pracownicy > Przedmioty, dodany został nowy przycisk „Edytuj masowo”:

Usprawnienia:

• W Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik > Historia, w „Edytowano konto” dodano informację o podpięciu pod inną firmę.