Plan urlopów – konfiguracja i tworzenie planów w systemie

Plany urlopowe można włączyć w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Planowanie urlopów:

• Włączenie opcji „Planowanie urlopów" pozwoli pracownikom na zgłaszanie propozycji urlopów poprzez ich portal pracowniczy.
• Po włączeniu opcji planowania urlopów, w polu „Okres dostępności planowania" możemy zdefiniować okresy, w których pracownicy mogą dodawać propozycje planu urlopu. Jeżeli urlopy są planowanie w firmie od grudnia do stycznia następnego roku należy wybrać 1 grudnia – 31 stycznia. Aby planowanie urlopów było dostępne cały rok, należy wybrać 1 stycznia – 31 grudnia.
• W polu „Powiadamiaj o konieczności zaakceptowania planu urlopu" można zdefiniować kiedy przełożony powinien dostawać powiadomienie o niezatwierdzonym planie urlopowym. Domyślnie włączone są opcje 3, 1o oraz 30 dni przed datą planu urlopu. Dostępne są opcje 1-90 dni przed datą planu urlopu. 

Dla przykładu: Jeżeli zdefiniujemy wysyłanie powiadomień 1 dzień przed datą planu urlopu oraz 14 dni przed datą planu urlopu, to jeżeli pracownik zgłosił plan urlopowy na 1-14 czerwca to powiadomienie o niezatwierdzonym planie urlopowym zostanie wysłane do przełożonego 18 oraz 31 maja (jeżeli plan nie został już wcześniej przekształcony w zgłoszenie lub realizację urlopu). 

Definiowanie ścieżki akceptacji propozycji planu urlopu (czyli kto powinien akceptować lub otrzymywać informacje o zgłoszonych propozycjach planu urlopu) można zdefiniować w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Ogólne w sekcji Ścieżki akceptacji wpisów grafikowych. Więcej informacji o definiowaniu ścieżek dostępne jest w dedykowanym artykule.

Po włączeniu planów urlopowych, pracownik z poziomu swojego kalendarza na profilu pracownika będzie mógł zgłosić propozycję planu urlopu:

Po kliknięciu „Propozycja planu urlopu" pracownik może uzupełnić dane propozycji urlopu i zapisać.

Zapisana propozycja zostanie wysłana do akceptacji odpowiedniej osobie (zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami akceptacji wpisów grafikowych). Gdy propozycja zostanie zaakceptowana lub odrzucona – pracownik otrzyma powiadomienie mailowe.

Po zaakceptowaniu propozycji planu, gdy pracownik będzie pewny, że w wybranym terminie chce wziąć urlop to może w łatwy sposób zmienić plan urlopu w zgłoszenie urlopu klikając w ikonę megafonu:

Dodatkowe informacje:

• Propozycję planu urlopu można usunąć do momentu zatwierdzenia jej przez przełożonego
• Komunikaty, które pojawią się w okresie, w którym włączone jest planowanie urlopów (Opcja Okres dostępności planowania w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Urlopy):
  • Przy dodawaniu propozycji planu w okresie krótszym niż miesiąc od daty zgłoszenia (dziś), system zapyta, czy operator na pewno chce zgłosić propozycję planu urlopu i czy nie powinno być to zgłoszenie urlopu.
  • Przy dodawaniu zgłoszenia urlopu w okresie dłuższym niż miesiąc od daty zgłoszenia (dziś), system zapyta, czy operator na pewni chce zgłosić zgłoszenie urlopu i czy nie powinna to być propozycja planu urlopu. 
• Zgłoszenie propozycji planu urlopu lub dodanie planu urlopu zdejmuje dni urlopowe z puli dostępnego urlopu.

Użytkownik/administrator może:

• Przekształcić propozycję planu w plan, lub odrzucić propozycję urlopu
• Przekształcić plan w realizację (Urlop) lub odrzucić plan
• Uwaga! Plan urlopu z poziomu portalu użytkownika można dodać jedynie po wybraniu w filtrze „Status wpisów" opcji Plan:

• Użytkownik może akceptować/odrzucać zgłoszenia:
  • Z poziomu maila
  • Z poziomu dashboardu
  • Z sekcji nad grafikiem pracownika
  • Z listy Czas Pracy > Zgłoszenia pracowników
  • Z listy zadań
• Na grafiku pracownika, w sekcji Nieobecności po prawej, zwiększyliśmy ilość informacji o urlopie o:
  • Wykorzystano do dziś
  • Przyszły zatwierdzony
  • Zaplanowany
  • Zgłoszony do akceptacji

• W Czas pracy > Ewidencja czasu pracy dostępna jest zakładka Plan urlopów.

• Plan urlopu oraz propozycje planu urlopu nie są wykazywane w ewidencji czasu pracy oraz na listach obecności, których generowanie jest możliwe z zakładki Grafik na portalu pracownika oraz z poziomu listy pracowników.

• Dane dot. w/w wpisów grafikowych dostępne są w ramach raportów niestandardowych.