Moduł rozliczania pracowników w systemie (Rozliczanie pracowników / Naliczanie wynagrodzeń)

Na rozliczeniu możliwe jest włączenie dodatkowych kolumn dotyczących danych pracownika (np. PESEL, obywatelstwo) oraz dotyczących tworzonego rozliczenia (np. Premie, nadgodziny 50%, 100%, czy Składki ZUS). Dodatkowe kolumny można włączyć korzystając z przycisku z ikoną zębatek (przed filtrami; nr. 1 na obrazku).

Obrazek nr 1

Na liście rozliczeń zastosowaliśmy nowe filtry horyzontalne. Aby filtrować listę po dodatkowych elementach, należy najechać na przycisk z ikoną plusa i wybrać element, po którym chcemy filtrować (nr. 1 na obrazku nr 1).

Obrazek nr 1

Zakładki nad listą – Wszystkie / Wynagrodzenie / Potrącenia i zwroty #

W nowych rozliczeniach, wynagrodzenia oraz potrącenia i zwroty widoczne są na jednym kroku. Umożliwiliśmy jednak filtrowanie widoku po typie (Wynagrodzenie / Potrącenia i zwrotu). Za pomocą zakładek dostępnych nad listą (nr. 2 na obrazku nr 1) możemy wyświetlić wszystkie składniki, jedynie wynagrodzenie lub jedynie potrącenia i zwroty.

Obrazek nr 1

Masowe akcje nad listą #

Przyciski dostępne nad tabelą (nr. 3 na obrazku nr 1) umożliwiają masowe akcje na wszystkich elementach listy lub jedynie tych zaznaczonych checkboxem. Dostępne akcje mogą zmieniać się w zależności od tego, czy na liście znajdują się rekordy zaznaczone checkboxem czy nie.

Operacje masowe na całej liście #

• Operacje masowe:
  • Dodaj stawki
  • Zmień stawki
  • Dodaj potrącenie lub zwrot
  • Zmień termin płatności
  • Zmień termin deklaracji
• Wycofaj – pozwala wycofać z rozliczenia pracowników z pustymi składnikami lub z wybranymi ostrzeżeniami (np. brak rachunku bankowego). Wycofani pracownicy znikną z generowanego rozliczenia, ale będą widnieli na dashboardzie rozliczeń jako nierozliczeni, co umożliwi ich rozliczenie w późniejszym terminie.
• Import – pozwala zaimportować składniki wynagrodzenia pracowników do rozliczenia
• Eksport – pozwala pobrać edytowalny plik, który możesz uzupełnić danymi, a następnie zaimportować do systemu
• Historia – wgląd w historię rozliczenia i akcje użytkowników powiązane z wykonywanym rozliczeniem

Operacje masowe na zaznaczonych checkboxem rekordach #

• Aktualizuj dane – odświeża dane na rozliczeniu z profilu pracownika. Ta opcja przydaje się gdy w międzyczasie dodaliśmy na profilu pracownika dodatkowe godziny pracy, nieobecności, potrącenia lub zwroty i chcemy odświeżyć te dane, aby pokazały się na tworzonym rozliczeniu.
  • Składniki  – aktualizuje składniki wynagrodzenia (np. godziny pracy, chorobowe) z profilu pracownika
  • Przedmioty – aktualizuje potrącenia / zwroty z profilu pracownika
  • Wszystko – aktualizuje zarówno składniki wynagrodzenia jak i potrącenia / zwroty
• Zmniejsz potrącenia – pozwala zmniejszyć potrącenia jeżeli są większe niż kwota wypłaty netto.
  • Do wysokości kwoty do wypłaty – jeżeli potrącenie jest większe niż kwota wypłaty netto, system zmniejszy potrącenie do kwoty wypłaty, a pozostała cześć pozostanie nierozliczona. Będzie ją można rozliczyć podczas kolejnego rozliczenia pracownika.
  • Do wysokości kwoty wypłaty z oznaczeniem jako rozliczony – jeżeli potrącenie jest większe niż kwota wypłaty netto, system zmniejszy potrącenie do kwoty wypłaty, a pozostałą część oznaczy jako rozliczoną. Potrącenie zostanie oznaczone jako w pełni rozliczone i nie pojawi się na kolejnym rozliczeniu (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).
• Wiadomość – pozwala wysłać wiadomość email do wybranych pracowników

Operacje masowe na wykonanym rozliczeniu z wygenerowaną listą płac #

• Korekta – pozwala skorygować rozliczenie zaznaczonych pracowników. Nowością jest możliwość tworzenie masowej korekty, wielu pracowników jednocześnie.
• Wiadomość – pozwala wysłać wiadomość email do wybranych pracowników

Aby z tego miejsca wrócić do akcji dostępnych powyżej, należy wycofać listę płac.

Kolumna pracownik zawiera:

• Nazwisko i imię pracownika – klikniecie na te dane umożliwia przejście do profilu pracownika
• Numer PESEL pracownika
• Status pracownika
• Ostrzeżenia dotyczące pracownika – jeżeli pracownik posiada ostrzeżenia – np. brak rachunku bankowego to w kolumnie pracownik pojawi się ikona wykrzyknika na czerwonym tle. Najechanie na ikonę spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia.
  • Ostrzeżenia w kolorze pomarańczowym są jedynie informacyjne i umożliwiają rozliczenie pracownika.
  • Ostrzeżenia w kolorze czerwonym uniemożliwiają rozliczenie pracownika.

Uwaga! Istnieje możliwość włączenia dodatkowych kolumn z danymi pracowników (np. obywatelstwo). Patrz sekcja 1.

Kolumna parametry zawiera:

• Numer umowy (kliknięcie na numer przekieruje do umowy)
• Data deklaracji (najechanie na datę umożliwi jej edycje)
• Data płatności (kolor tła ikony symbolizuje datę płatności. Pracownicy z innymi datami płatności będą mieli inny kolor tła ikony co umożliwia weryfikację różnic w datach płatności; najechanie na datę umożliwi jej edycje)
• Schemat składek ZUS, US, PPK
• Szczegółowe parametry – dostępne są po kliknięciu w niebieską ikonę z literką i. W sytuacji gdy robimy korektę będą tam dostępne nie tylko obecne parametry, ale również możliwość ich zmiany.

Jeżeli pracownik ma więcej niż jedną umowę, na rozliczeniu pokażą się wszystkie jego aktywne umowy. W sytuacji gdy nie chcemy rozliczać wszystkich umów pracownika, należy kliknąć w ikonę kosza w wierszu umowy której nie chcemy rozliczać. Pojawi się ona po najechaniu na komórkę parametrów:

Kosz pojawi się tylko jeżeli pracownik posiada więcej niż jedną umowę. Jeżeli chcesz usunąć z rozliczenia pracownika, a nie tylko jedną z jego umów to zaznacz checkbox w kolumnie pracownika i wybierz przycisk „Wycofaj", który znajduje się w nad listą rozliczanych pracowników.

Jeżeli w rozliczeniu chcesz rozliczyć tylko konkretny typ umów (np. umowy o pracę) skorzystaj z filtra, na górze rozliczenia. Kliknięcie w ikonę plusa, wybranie opcji „Więcej filtrów" a następnie Typy umów, pozwoli wybrać typy umów które chcesz rozliczyć w tym rozliczeniu:

Kolumna Składniki rozliczenia zawiera składniki z podziałem na:

• Wynagrodzenie
• Potrącenia i obciążenia (ujemne wartości mają kolor czerwony)
• Zaliczki i dodatki

Jeżeli w zakładkach nad listą (nr. 2 na obrazku nr 1) wybraliśmy opcję inną niż wszystkie, widoczne składniki będą zawężone do wybranej opcji. Na podglądzie pokazywane jest sześć pierwszych składników z rozliczenia. Aby wyświetlić więcej, należy kliknąć w „Więcej".

W tej kolumnie pojawią się również powiadomienia o dodatkowych składnikach, które możemy dodać np.:

• nierozliczonych zaliczkach, które możemy dodać do rozliczenia
• odprawie, którą możemy dodać w przypadku braku kontynuacji umowy
• o ekwiwalencie urlopowym, który możemy dodać w przypadku niewykorzystanego urlopu i braku kontynuacji umowy

Domyślnie, w kolumnie ze składnikami widzimy podgląd składników. Pobierają się one z profilu pracownika, jego umów, grafiku, czy przedmiotów. Aby edytować składniki, usunąć lub dodać kolejne należy kliknąć na wybraną komórkę w wierszu pracownika. Pojawią się pola umożliwiające edycję i dodawanie składników.

Ikony występujące w kolumnie ze składnikami:

• – informuje ze rozliczana wartość została dodana w innej walucie. Po najechaniu na ikonę istnieje kwota w pierwotnej walucie
• / – informują o rodzaju przedmiotu na rozliczeniu
• niebieski trójkąt w prawym dolnym rogu pola oznacza, że wartość w polu jest wartością netto.

Uwaga! Gdy grafik pracownika jest uzupełniony godzinami pracy, w kolumnie ze składnikami pojawią się składniki z grafiku pracownika. Gdy grafik nie jest uzupełniony godzinami pracy, a jest pusty lub uzupełniony nieobecnościami, na rozliczeniu pojawią się stawki z umowy (nazwa stawki i wartość, bez ilości, którą można uzupełnić podczas rozliczenia).

Kolumna Kalkulacja zawiera podsumowanie składników per pracownik. Widoczne dane to:

• Do wypłaty
• Brutto
• Brutto PP (Przed potrąceniami) *
• CKZ (Całkowity koszt zatrudnienia)

* Ta informacja pojawi się jedynie gdy istnieje różnica w Brutto przed potrąceniami i Brutto po potraceniach.

Jeżeli potrzebujesz wyświetlić więcej danych dot. rozliczenia (np. wartości odpraw, składek, premii, nadgodzin, zwrotów, PPK) możesz to zrobić korzystając z przycisku z ikoną zębatki nad tabelą (nr 1 na obrazku nr 1). Włączone kolumny dotyczące rozliczenia pojawią się za kolumną Kalkulacja.

Kliknięcie w niebieską ikonę i otworzy okno ze szczegółowymi składnikami rozliczenia, kalkulacją i parametrami:

Praca z różnymi walutami w nowych rozliczeniach #

Prezentowanie składników wynagrodzenia w walucie podstawowej #

Po dodaniu dowolnego składnika wynagrodzenia (w innej walucie niż podstawowa) wartość ta zostanie wyświetlona w niezmienionej formie tzn. nie zostanie przeliczona na PLN. W kolumnie „Składniki" będzie wyświetlana kwota w wybranej przez użytkownika walucie. Po wejściu w szczegóły kalkulacji w pozycji z inną walutą wyświetlona zostanie oryginalna kwota w innej walucie jak również informacja z przeliczoną wartością w PLN.

Domyślne ustawienie systemu przelicza wartości po kursie NBP z danego dnia. Istnieje jednak możliwość wpisania własnego kursu. Aby to zrobić należy przejść do Ustawienia > Kursy.

Podsumowanie walutowe #

W nowym pasku podsumowania wyświetlone zostanie podsumowanie poszczególnych składników wynagrodzenia w rozróżnieniu na walutę. Jeżeli do systemu dodana zostanie Premia regulaminowa u różnych pracowników w różnych walutach (np. w PLN i w EUR) to w pasku podsumowań zostanie wyświetlona informacja na temat ilości przyznanych premii w kwocie PLN i w EUR.

  #

Import składników rozliczenia #

Aby zaimportować rozliczenia do systemu należy przygotować plik w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym (zgodnie z wymaganym schematem), a następnie wgrać go do systemu.

Można również wkleić poszczególne wartości w odpowiednie pole.

Eksport składników rozliczenia #

W celu wyeksportowania rozliczeń należy wejść na rozliczenie z wybranego miesiąca i wybrać przycisk „Eksport", dostępny nad listą.

Jeżeli na etapie naliczania wynagrodzenia zobaczysz, że pracownik posiada niepełne dane – np. brak rachunku bankowego to z poziomu rozliczenia możesz do niego wysłać SMS lub Email z prośbą o podanie brakujących danych.

Umożliwiliśmy wysyłkę wiadomości SMS lub email już na pierwszym kroku rozliczeń. Wiadomość będzie można wysłać pojedynczo lub masowo do wielu odbiorców jednocześnie. Treść wiadomości można uzupełnić ręcznie lub skorzystać z dodanego wcześniej szablonu.

Na kolejnych krokach, po wygenerowaniu list płac / rachunków / faktur pojawi się również możliwość wysyłki pasków płacowych, czy SMSa z kwotą wynagrodzenia.

Podsumowanie rozliczenia wszystkich pracowników znajduje się na dole rozliczenia. Domyślnie jest zwinięte.

• Podsumowanie zwinięte zawiera informacji o ilości rozliczanych pracowników, kwocie do wypłaty, brutto PP (przed potrąceniami) oraz CKZ (całkowity koszt zatrudnienia).

• Podsumowanie rozwinięte prezentuje informacje o sumie składników rozliczenia oraz ich wartości. W prosty sposób możemy sprawdzić kto posiada dane składniki, a kto nie:

1. Składniki wynagrodzenia występujące na rozliczeniu
2. Ilość pracowników, którzy posiadają składnik w swoim rozliczeniu*
3. Ilość pracowników którzy nie posiadają składnika w swoim rozliczeniu*
4. Ilość składników (godzin pracy, dni, miesięcy – w zależności od typu stawki)
5. Podsumowanie wartości stawek
6. Składniki potrąceń i zwrotów
7. Ilość pracowników, którzy posiadają składnik w swoim rozliczeniu*
8. Ilość pracowników którzy nie posiadają składnika w swoim rozliczeniu*
9. Podsumowanie wartości potrąceń i obciążeń oraz zwrotów i dodatków
10. Wartości składek / podatków / PPK, które płacą pracownicy (ubezpieczony)
11. Wartości składek / podatków / PPK, które płaci pracodawca (płatnik)
12. Zapisz – Zapisuje wartości (z możliwością późniejszej edycji) bez akceptacji kroku. Skorzystaj z tego jeżeli chcesz już wprowadzić i zweryfikować godziny pracy, ale przed pełnym rozliczeniem będziesz chciał jeszcze wprowadzić zmiany.
13. Akceptuj – Zapisuje wartości i przechodzi do kolejnego kroku – Listy płac / rachunki / faktury

*  Kliknięcie w liczbę przy ilości pracowników, którzy posiadają składnik umożliwi weryfikację pracowników oraz dodanie / edycję składnika:

Opcja „Zaznacz na rozliczeniu" pozwala masowo zaznaczyć pracowników którzy posiadają wybrany składnik lub go nie posiadają. Przykład: Możemy zaznaczyć checkboxem na rozliczeniu wszystkich pracowników, którzy nie posiadają premii, a następnie, korzystając z akcji masowych nad listą dodać masowo stawkę (np. premię).

Gdy zakończyliśmy naliczanie wynagrodzeń i dodawanie / weryfikację składników to kolejnym krokiem jest wygenerowanie dokumentów, czyli:

• list płac (w przypadku umów o pracę)
• rachunków (w przypadku umów cywilnoprawnych)
• faktur (w przypadku kontraktów / umów B2B)

W tym celu należy kliknąć „Akceptuj":

Uwaga! System uniemożliwia zapisanie rozliczenia z ujemnymi wartościami rozliczenia pracownika. W takiej sytuacji, podczas próby zapisu, system przeniesie użytkownika do miejsca na rozliczeniu z ujemnym rozliczeniem.

 

Podczas akceptacji, jeżeli istnieją na rozliczeniu pracownicy, którzy posiadają braki w danych, lub zerowe wynagrodzenia to system pokaże powiadomienie i umożliwi wykluczenie pracowników z rozliczenia:

Kliknięcie na liczbę w kolumnie Wystąpienia pokaże pracowników, którzy te ostrzeżenia posiadają.

Włączenie opcji „Czy pominąć" spowoduje, że pracownicy nie będą uwzględnieni w obecnym rozliczeniu. Będzie ich można rozliczyć później, pojawią się jako nierozliczeni na dashboardzie rozliczeń.

Kliknięcie w:

• Anuluj – powróci do pierwszego kroku naliczania wynagrodzeń.
• Akceptuj – zastosuje wybrane opcje pomijania i wróci do pierwszego kroku naliczania wynagrodzeń. Aby wygenerować listę płac należy kliknąć w „Generuj listę płac" w podsumowaniu na dole rozliczenia, po prawej.
• Akceptuj i wygeneruj listę płac – zastosuje wybrane opcje pomijania i przejdzie do kroku generowania dokumentów odpowiednich dla formy zatrudnienia – list płac dla umów o pracę, rachunków dla umów cywilnoprawnych i faktur dla kontraktów /umów B2B. Pojawi się drugi krok rozliczenia z podziałem na typy wygenerowanych dokumentów.

Na rozliczeniu pracowników, przy składnikach o  pojawiła się ikona , która umożliwia wyświetlenie szczegółów naliczenia i parametrów stawki. Więcej informacji o panelu ze szczegółami znajduje się tutaj.

Z tego poziomu możemy podejrzeć listy płac, rachunki i faktury, które zostały wygenerowane w procesie rozliczenia. Są one podzielone na zakładki nad tabelą.

Tworzenie odrębnych list płac dla każdego rozliczenia z tytułu umowy cywilnoprawnej: zawsze będą generowane osobne listy płac dla każdego rozliczenia.

Z poziomu przycisków nad tabelą możemy:

• Zmienić kolumny wyświetlane w tabeli
• Wyeksportować dane z tabeli
• Usunąć rekordy w tabeli
• Wysłać:
  • Email z paskiem wynagrodzeń (każdy pracownik otrzyma tylko informacje o swoim wynagrodzeniu)
  • SMS z kwotą wynagrodzenia (każdy pracownik otrzyma tylko informacje o swoim wynagrodzeniu).
• Edytować masowo dane rozliczeniowe – opcja otworzy okno, które pozwoli na ręczną edycje danych rozliczeniowych list płac

• Pobrać m.in. jako paski, xls, czy w formatach do eksportu:

• Połączyć listy płac – Łączenie jest możliwe tylko dla list cywilnoprawnych z tego samego okresu, które posiadają rachunki.

Aby przejść do kolejnego kroku należy skorzystać z przycisku „Następny krok – Płatności”, który znajduje się pod listą.

W kroku Płatności widoczna jest lista zobowiązań powstałych w procesie rozliczenia pracownika.

Z tego poziomu możemy:

• Wygenerować paczki przelewów aby zaimportować dane przelewów do banku (więcej informacji tutaj)
• Dodać wykonane płatności aby oznaczyć wynagrodzenia jako opłacone:
  • Pojedynczo z poziomu kolumny Akcje > Płatności
  • Masowo – zaznaczając checkboxy na liście i klikając Więcej opcji > Oznacz jako zapłacone lub wybierając przycisk „Zapłać niezapłacone”
• Zmienić termin płatności (Więcej opcji > Zmień termin płatności)
• Stworzyć wydruk KW (Więcej opcji > Wydruk KW)
• Usunąć płatności (Więcej opcji > Usuń płatności)
• Wysłać pracownikom SMS z kwotą wypłaty (Ikona koperty > SMS z kwotą wynagrodzenia)
• Sprawdzić paczki przelewów wygenerowane dla tego rozliczenia (Paczki przelewów)

Po zakończeniu możemy kliknąć zakończ. System przeniesie nas do dashboardu rozliczeń. Pojawi się tam informacja o zakończonym rozliczeniu.

Wskazówka: Aby ponownie rozliczyć tego samego pracownika, należy kliknąć w przycisk z ikoną plusa, a aby całkowicie usunąć rozliczenie należy kliknąć w ikonę kosza przy nazwie rozliczenia. Usunięcie rozliczenia spowoduje, że umowy pracowników uwzględnione w usuniętym rozliczeniu będą widniały jako nierozliczone. Aby je rozliczyć ponownie należy kliknąć w przycisk rozlicz.

Kiedy można zrobić korektę rozliczenia?

Korektę rozliczenia zrobisz w przypadku gdy 1 krok rozliczenia (naliczanie składników) jest zaakceptowany i listy płac / rachunki  zostały wygenerowane (2 krok rozliczenia).

Gdzie zrobić korektę?

Korektę rozliczenia zrobisz z poziomu pierwszego kroku rozliczenia.

Należy zaznaczyć checkboxem pracowników, których naliczenie wynagrodzeń chcesz skorygować.

Następnie należy kliknąć w przycisk „Korekta" nad listą:

Uwaga! Przycisk „Korekta" pojawi się po tym, jak wybierzemy checkboxem rozliczenia, które należy skorygować.

Po kliknieciu przycisku korekty otworzy się okno edycji:

Kolumna Parametry: Jeżeli chcesz edytować parametry, kliknij w niebieską ikonę info w prawym górnym rogu. Więcej o edycji parametrów opisane jest w sekcji poniżej.

Kolumna Składniki: Widoczne są składniki przed (informacyjnie) oraz Po (edytowalne).

Kolumna Kalkulacja: Widoczna jest kalkulacja Przed, Po oraz Różnica

Podsumowanie na dole: Widoczne jest Przed, Po oraz Różnica. Aby rozwinąć szczegóły każdego z podsumowań, należy kliknąć na ikonę zwijaka po lewej stronie wiersza.

Edycja elementów „Przed" korektą nie jest dostępna w procesie korekty. Jeżeli chcesz usunąć całe rozliczenie, a nie tylko robić korektę to należy usunąć całe rozliczenie.

Nie chcę robić korekty, chce usunąć rozliczenie i zrobić nowe #

Aby móc usunąć rozliczenie, nie może mieć ono zapłaconych należności, dlatego jeżeli rozliczenie posiada zapłacone to należy usunąć płatności opłacenia na 3 kroku rozliczenia:

Gdy rozliczenie nie ma płatności, jego usunięcie jest możliwe z poziomu dashboardu rozliczeń – należy kliknąć na ikonę kosza przy wybranych rozliczeniu:

Więcej informacji o korekcie znajduje się tutaj.

Aby edytować parametry na korekcie, należy kliknąć na niebieską ikonę info w komórce parametrów:

Następnie pojawi się okno umożliwiające edycję:

Kolumna różnica pokazuje czerwoną strzałkę w wierszu, w którym została wprowadzona zmiana.

Po wybraniu danych w kolumnie Jest, należy zapisać zmiany.

Wkrótce…

Na rozliczeniu pracowników, po kliknięciu CTRL + F w systemie Windows lub control (^) + F w systemie MacOS, w lewym dolnym rogu pojawi się wyszukiwarka systemowa, która pozwoli przeszukać rozliczenie po imieniu i nazwisku pracownika. Nowa wyszukiwarka działa dokładniej niż wyszukiwarka przeglądarkowa, ponieważ uwzględnia również elementy ładujące się w tle podczas scrollowania, których wyszukiwarka przeglądarkowa nie uwzględni.

Przy edycji składnika z poziomu podsumowania można wybrać, czy składnik ma zostać dodany do wszystkich umów, czy tylko jednej. Opcja „Dodaj do wszystkich umów” dostępna jest nad przyciskiem „Zapisz”:

Umożliwiliśmy dodawanie własnych widoków na pierwszym kroku rozliczenia pracowników. Umożliwia to zapisanie własnego ustawienia kolumn do możliwych do udostępniania widoków. Filtry nie są uwzględniane w widokach.Po odświeżeniu strony nadal pozostaniemy na nowym widoku. Utworzony widok możemy wykorzystać na innych rozliczeniach.

Możliwe jest wycofanie z rozliczenia osoby po wygenerowaniu listy płac / rachunku / faktury. Przycisk „Wycofaj z rozliczenia” (dostępny nad listą rozliczanych osób, po zaznaczeniu wybranych osób checkboxem), widoczny jest teraz również po wygenerowaniu dokumentów rozliczeniowych. W  przypadku umowy o pracę wynagrodzenie wycofanego pracownika zostanie usunięte z listy płac, a w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowy cywilnoprawne lub Inne/B2B, rachunki/faktury zostaną usunięte.

Nadal nie ma możliwości wycofać pracowników, dla których wygenerowane są płatności. Takie płatności należy usunąć aby wycofać pracownika lub wygenerować korektę rozliczenia.

W systemie zabezpieczyliśmy sytuację, w której dwie osoby w podobnym czasie będą próbowały edytować to samo rozliczenie.

W takiej sytuacji pojawi się komunikat z informacją o osobach, które również pracują na obszarze rozliczenia, na które chce wejść obecny użytkownik:

Jeżeli chcemy kontynuować, należy zaznaczyć checkbox o zrozumieniu ostrzeżenia i kliknąć w Kontynuuj.

Jeżeli nie chcemy wchodzić w rozliczenie należy kliknąć „Powrót do dashboardu rozliczeń”.

Uwaga! Komunikat pojawi się również gdy użytkownik wykonujący rozliczenie posiada to samo rozliczenie otwarte w innej karcie przeglądarki. Na liście edytujących operatorów zobaczy wtedy swoje dane.

Na pierwszym kroku rozliczenia pojawiła się opcja odświeżenia parametrów pracownika i umów.

Jest ona dostępna po zaznaczeniu checkboxem pracowników, u których chcemy odświeżyć parametry:

• Jeżeli istnieją parametry, które się zmienią, system wyświetli listę zmian i umożliwi ich zastosowanie.

• Gdy po odświeżeniu żadne parametry nie uległy zmianie, pojawi się komunikat „Wszystkie dane są aktualne. Brak zmian.”

W celu zwiększenia przejrzystości i poprawności naliczeń składników dla wynagrodzenia z zaliczek, od 25.01.2024 system tworzy oddzielne list płac dla zaliczek.

W momencie oznaczenia zaliczki jako „Zapłacona" system automatycznie utworzy rozliczenie dla tej zaliczki (lub doda zaliczkę do istniejącego już rozliczenia zaliczek zgodnie z miesiącem rozliczenia i Klientem z umowy). Przed rozliczeniem pracowników, trzeba będzie zaakceptować i wygenerować listę płac dla utworzonego rozliczenia zaliczek. 

Po wykonaniu tych kroków będzie możliwe potrącenie zaliczek podczas rozliczenia pracownika.

Więcej informacji na temat listy płac dla zaliczek dostępne jest tutaj: https://bazawiedzykadry.faktura.pl/baza-wiedzy/lista-plac-dla-zaliczek-i-autokorekty/

 

W przypadku, kiedy w danym miesiącu wypłaty tworzone były kolejne rozliczenia i występowały szczególne przypadki takie, jak:

• przystąpienie lub rezygnacja z chorobowego,
• przystąpienie lub rezygnacja z PPK,
• przekroczenie minimalnego wynagrodzenia mające wpływ na naliczenie FP

system uwzględniał różnice wynikające z poprzednich naliczeń w bieżącym rozliczeniu (chorobowe/PPK) lub modyfikował już istniejące (FP) listy płac.

Dla zwiększenia przejrzystości rozliczeń, od 25.01.2024 wprowadziliśmy opcję umożliwiającą wykazanie rozbieżności wynikających z poprzednich rozliczeń na osobnym rozliczeniu (autokorekta).

Aby system nie uwzględniał różnic w bieżącym rozliczeniu, w przypadku gdy nowe rozliczenie za ten sam okres posiada inne parametry, należy w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy, w polu „W przypadku wpływu bieżącego rozliczenia na kalkulację wynagrodzenia dla istniejących rozliczeń dla tego samego okresu wg terminu wypłaty (np. przekroczenie minimalnego wynagrodzenia skutkującego naliczeniem FP, rejestracja do chorobowego)" wybrać opcję „Utwórz korektę do istniejącego rozliczenia„.

Więcej informacji na temat autokorekty rozliczeń znajduje się na stronie: https://bazawiedzykadry.faktura.pl/baza-wiedzy/lista-plac-dla-zaliczek-i-autokorekty/#1-toc-title

 

Możliwa jest ręczna edycja wartości w kolumnach dotyczących kalkulacji. Aby to zrobić należy najechać myszką na wybrany element i kliknąć ikonę ołówka. Ręczna zmiana składnika spowoduje zapis ustawionych wartości na liście płac podczas jej generowania. Dane będzie można zobaczyć na raporcie dla księgowości. Każda ręczna zmiana składnika jest zapisywana na historii rozliczenia.

Edycja nie wpływa na rekalkulację pozostałych wartości na liście płac. Należy pamiętać o konieczności ręcznej aktualizacji wartości wszystkich pozostałych składników zgodnie z własnymi wyliczeniami.

Uwaga! Po ręcznej modyfikacji składnika, a następnie systemowej zmianie np. wartości stawki wynagrodzenia system automatycznie wykona rekalkulację. Wprowadzona wartość zostanie zmieniona na nową, wyliczoną przez system.

Podczas zapisywania rozliczenia system zweryfikuje czy na wybranych pracownikach istnieją wygenerowane listy płac po ostatniej kalkulacji wygrodzenia zgodne z terminem płatności z rozliczanego okresu.

Jeśli w wyniku weryfikacji okaże się, że wymagana jest ponowna kalkulacja wynagrodzenia użytkownik zostanie o tym poinformowany.