Funkcjonalność umożliwia tworzenie własnych rodzajów nieobecności (np. urlop urodzinowy) oraz pracy (np. workation, zdalna), zgłaszanie nowych rodzajów nieobecności i pracy oraz pilnowanie ich limitów.
Konfiguracja w ustawieniach #
Definiowanie własnych rodzajów nieobecności/ pracy jest dostępne w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Własne rodzaje nieobecności / pracy.
- Podczas konfiguracji dostępne będą pola:
- Typ (nieobecność lub praca)
- Nazwa
- Skrót (pojawi się na kafelkach wpisów na grafiku)
- jeżeli pole nazwa zawiera 1 wyraz – uzupełniamy pole Skrót automatycznie pierwszymi 2 znakami (duże litery)
- jeżeli pole Nazwa zawiera frazę wieloczłonową – uzupełniamy pierwszymi literami wyrazów (duże litery)
- Kolor (kolor wpisu na grafiku)
- Ikona (ikona wpisu na grafiku)
- Ogranicz do – możliwość zawężania dostępności wpisu do grupy, typu umowy, czy pracowników wybranych klientów/działów
- Limitowane (włączenie opcji pozwala na ograniczenie liczby dostępnych dni nieobecności / pracy). Po włączeniu opcji limitowania należy uzupełnić pola:
- Pilnowanie limitu w:
- Dostępne są opcje: Dni, Godziny / Dni i godziny.
- Liczba i interwał
- Dopełnienie dla niepełnych miesięcy zatrudnienia
- Ogranicz czasowo obowiązywanie do
- Naliczaj jak: Pole dostępne tylko dla typu nieobecność. Dostępne są opcje:
- Urlop bezpłatny
- Urlop wypoczynkowy
- Urlop okolicznościowy
- Ekwiwalent za urlop
- Zgodnie ze stawką – w przypadku wyboru tej opcji wyświetlimy 4 pola: Nazwa, Typ, Kwota, Waluta
- Naliczaj ekwiwalent (dostępne tylko w przypadku definiowania typu nieobecność)
- Pilnowanie limitu w:
Aby nowe rodzaje nieobecności były dostępne do zgłoszenia przez portal pracowniczy należy je włączyć w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Ogólne w polu „Typy nieobecności dostępne do zgłoszenia przez pracownika”.
Wyświetlanie nowych rodzajów wpisów w bocznym panelu na pracowniku #
Poza obsługą własnych rodzajów nieobecności/pracy i pracy zdalnej okazjonalnej, zmiany widokowe dotyczą prezentacji panelu bocznego. Zmodyfikowana zostanie zakładka Nieobecności oraz dodana nowa – Praca limitowana:
Zakładka Nieobecności #
- W zwiniętej zakładce pokazujemy liczbę wykorzystanych i dostępnych dni urlopu wypoczynkowego, w tym na żądanie
- W rozwiniętej zakładce pokazujemy kolejno rodzaje nieobecności: Urlop, Chorobowe, Zasiłek, a na końcu własne rodzaje nieobecności
- Kolory i ikony są prezentowane zgodnie z definicją wpisu
Szczegóły urlopów / nieobecności
W zakładce szczegóły i korekta dostępnej z poziomu grafiku na profilu pracownika uwzględniamy:
- wiersze operacji (np. powiększające stan) dotyczące własnych rodzajów nieobecności
- podsumowanie własnych rodzajów nieobecności (Przyznano/Wykorzystano):
Zakładka Praca limitowana #
- W zwiniętej zakładce pokazujemy ilość wykorzystanych i dostępnych dni pracy zdalnej okazjonalnej
- W rozwiniętej zakładce pokazujemy kolejno Pracę zdalna okazjonalną, a następnie własne rodzaje pracy
- Kolory i ikony są prezentowane zgodnie z definicją wpisu w ustawieniach
Szczegóły pracy limitowanej #
W zakładce „Szczegóły pracy limitowanej” dostępnej po kliknięciu ikony „” przy podsumowaniu pracy limitowanej na grafiku pracownika dostępne są informacje o wykorzystaniu limitu pracy zdalnej:
Zgłaszanie wybranego rodzaju pracy (zdalna, zdalna okazjonalna, delegacja, własne rodzaje pracy) #
Podczas edycji/dodawania godzin pracy, z sekcji Szczegóły znikną opcje Praca zdalna i Delegacja służbowa. W zamian tego w sekcji Informacje podstawowe pod polem Stanowisko dodajemy pole Rodzaj. W polu będzie możliwość wybrania rodzaju pracy, którego dotyczy wpis grafikowy. Dostępne będą rodzaje pracy, które włączonę będą w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Własne rodzaje nieobecności / pracy. Domyślnie będą to:
- Stacjonarna
- Zdalna
- Delegacja służbowa
- Dodatkowe rodzaje dostępne do dodania:
- Zdalna okazjonalna (nowość)
- Inne zdefiniowane własne rodzaje pracy (nowość)
Dla każdego wpisu związanego z rodzajem pracy zdalnej lub zdalnej okazjonalnej w bocznym panelu dotyczącym pracownika pojawi się pole „Miejsce wykonywania pracy”. Pole będzie wymagane i domyślnie uzupełnione adresem zamieszkania pracownika. Dostępne będą również podpowiedzi na podstawie uzupełnień tego pola z okresu ostatniego pół roku:
Domyślny rodzaj pracy wpisów grafikowych
Umożliwiamy zdefiniowanie domyślnego rodzaju pracy (np. stacjonarna, zdalna) w ustawieniach firmy (Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Ewidencja czasu pracy > Ogólne > Domyślny rodzaj pracy wpisów grafikowych). Domyślny rodzaj wpisu będzie wybrany podczas dodawania wpisu, niezależnie od miejsca, z którego zgłaszany jest wpis.
Nie ma możliwości ustawienia jako domyślnego rodzaju pracy, który jest limitowany.
Zgłaszanie własnych typów nieobecności #
Podczas dodawania/edycji nieobecności, na liście dostępnych wartości pola Rodzaj dodamy nową kategorię – Własne. W nowej kategorii wylistowane zostaną wszystkie aktywne i dostępne dla wybranego pracownika własne rodzaje nieobecności:
Aby nowy typ nieobecności był dostępny do zgłoszenia przez portal pracowniczy należy go włączyć w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Ogólne w polu „Typy nieobecności dostępne do zgłoszenia przez pracownika”.
Konwersja obecnych danych #
- W Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Własne rodzaje nieobecności / pracy:
- domyślnie stworzone i włączone zostaną wszystkie typy pracy, które były wcześniej dostępne w systemie, czyli praca stacjonarna, praca zdalna, delegacja służbowa
- domyślnie stworzony i włączony stworzony zostanie również nowy rodzaj pracy „Praca zdalna okazjonalna”, który umożliwi limitowanie i ewidencjonowanie pracy zdalnej okazjonalnej zgodnie z kodeksem pracy (24 dni).
- pojawią się niestandardowe typy urlopów (jeżeli były zdefiniowane przed wdrożeniem w Ustawieniach > Pracownicy > Przyznawanie urlopów) i zostaną one przekonwertowane na własny rodzaj nieobecności „Niestandardowy urlop wypoczynkowy„. Osoby z niestandardowymi naliczeniami urlopu (np. na zleceniu, B2B) urlopu do tej pory zgłaszały urlop wypoczynkowy. Po wdrożeniu dostępny dla nich będzie „Niestandardowy urlop wypoczynkowy” (dostępny w sekcji Własne).
- Aktywny switch “Praca zdalna” na wpisie czasu pracy zostanie zmieniony na pole rodzaj: “Praca zdalna”
- Aktywny switch “Delegacja służbowa” na wpisie czasu pracy zostanie zmieniony na pole rodzaj: “Delegacja służbowa”
Usuwanie / wyłączanie rodzajów pracy / nieobecności #
- Nie ma możliwości usunięcia rodzaju pracy / nieobecności gdy istnieją wpisy grafikowe o tym rodzaju nieobecności.
- Podczas usuwania/wyłączania rodzaju pracy, który jest zdefiniowany jako domyślny rodzaj pracy, pojawi się okno umożliwiające zmianę domyślnego rodzaj pracy:
Raporty #
Raporty związane z ewidencją czasu pracy i nieobecności zostały dostosowane do własnych rodzajów nieobecności i pracy.
- W Czas pracy > Ewidencja czasu pracy, Czas pracy > Zgłoszenia pracowników oraz w raporcie Ewidencja nieobecności, w kolumnie Rodzaj dostępne są informacje o rodzaju pracy lub nieobecności:
